上海医药引入上上签,批量签署减轻HR工作量

发布时间: 2019-06-21

上海医药引入上上签,批量签署减轻HR工作量


客户介绍

上海医药集团股份有限公司(以下简称“上海医药”)是沪港两地上市的大型医药产业集团(港交所股票代号:02607;上交所股票代号:601607)。公司主营业务覆盖医药工业、分销与零售,2018年营业收入1591亿元,综合排名位居全国前列,入选上证180指数、沪深300指数样本股、恒生指数成分股、摩根斯坦利中国指数(MSCI)。


客户痛点

1、合同签署量大,HR部门负担重。

据其财报数据显示,截止2018年12月31日,上药总员工为47590人。以人均签署3份劳务合同(含劳动合同、派遣单、员工手册、竞业协议、保密协议、离职协议等)估算,每年合同签署量近15万份。对于不超过百人的上药HR部门来说,合同签署负担非常沉重。


2、异地签署多,不仅成本高,而且劳动合同签约、变更不及时,以及员工冒签、代签的风险巨大,会带来相当的经济损失。

上药有27家子公司,遍布上海、广州、杭州、常州、厦门、青岛、本溪等城市,员工合同异地签署量非常多。以人均来回快递成本20元,签约周期3天来计算,成本非常高昂。另外上药HR部门认为,异地签署存在巨大的法律风险。

第一个就是外地员工劳动合同不能及时签约的现象,很难通过人力解决。如果面临劳动仲裁,败诉可能性100%,要支付赔偿金。《劳动合同法》第10条第2款规定,入职起1个月内未签署劳动合同的,视为无合同用工,公司支付双倍工资;《劳动合同法》第82条也规定,未及时续签劳动合同,如果超过一个月,用人单位是需要向劳动者支付双倍工资。

第二个就是核实员工本人身份信息、本人签署的工作量巨大,容易造成疏忽,进而发生冒签、代签现象,而此部分劳动合同是无效合同,也会产生法律纠纷。《劳动合同法》第16条规定,劳动合同由用人单位与劳动者协商一致,并经用人单位与劳动者在劳动合同文本签字并盖章生效。也就是说非本人真实意愿签署的,冒用他人身份信息签署的劳动合同无效。


3、合同管理量大,人工分类归档、查询、复印耗时耗力,合同存储也需要专人、专门场所管理,也存在合同丢失的风险。

上药历史累计的劳动合同量可能近百万份,通过HR部门进行人工分类、归档、查询、复印,是非常巨大的工作量。随着每年新增合同量日益增多,管理压力倍增。


4、上药是一个集团公司,下辖多个子公司,人事架构管理非常复杂,需要对集团人事、子公司人事的印章管理、权限全力做分级管控,防范潜在风险。

5、HR部门想尽快解决痛点,并且在其暂时不能单独开发电子合同平台的情况下。


解决方案

针对上药HR部门情况,上上签为其提供了SaaS智能版解决方案。

1、模板批量签署减轻HR工作量

上药HR可以通过上上签电子签约平台设置合同模板,如员工劳动合同,在模板内再设置自定义字段,如员工姓名、身份证号、地址、工资、合同年限等等,对应事先编辑好的签署人表格,几秒内就可生成几千份劳动合同,一键发送给员工签署。只需要1个工作人员在几分钟内就可以完成数千份劳动合同的批量签署。


2、实名认证、人脸识别破解冒险代签风险

上上签电子签约SaaS平台对接公安部,瞬间就可以完成员工信息的实名认证,防止冒签。同时还有人脸识别、手机验证码等各种验证方式,确保是本人签署。有效防范法律风险。

3、履约提醒随时掌控员工签约状态

合同发出后,实时跟踪签署状态,对拒签、未签的员工合同进行提醒,不用担心员工恶意拖延签约、遗漏员工合同签署等情况。同时根据设置的合同年限、签署时间,会进行履约提醒。有效破解因劳动合同签约、变更不及时带来的法律风险。


4、自动归档、随时查询下载

设置标签后,可以自动分类归档,并可以根据关键词随时搜索查询合同,合同数据随时可以下载成PDF文件,打印同样具备法律效力,省时省力。


5、印章管理、权限管理

通过控制台设置母账号、子账号。母账号可以分配、收回子账号相应权限,子账号互相看不到各自的权限内容,印章根据权限不同进行分级管理,有效杜绝萝卜章、印章私用的情况。


成效

1、签约成本降低70%。之前人均签约成本在20元左右,目前可以降低到6元以下。

2、签约周期减少60%。之前平均是3天,现在只需要1天不到。

3、工作量减少90%,投入人员减少90%。之前需要10个人来管理的,现在只需要1个人。

4、法律纠纷现象发生减少100%。发生0起劳动仲裁纠纷。

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