【实际问题汇总】企业在上线电子签约前，需要梳理清楚哪些问题

“我想上线电子签，你直接给我一个报价吧”

“电子签不就是那么一回事，我们的需求没那么复杂”

“你们的优势在哪？”

这是前期我们与客户沟通时经常遇到的问题。

 

 

 

电子签约作为签约工具，本身的技术实现不是重点难题，但企业推行电子签约最终的目的是赋能业务，需要与实际的业务相结合，一旦与不同的业务场景挂钩，就不再是简单的将纸质合同变成PDF文件。它随之带来了合同模板，合同起草，在线审批，身份核验，在线用印管控等一系列的变化，中间涉及内部组织和外部合作伙伴等不同的签署主体，这当中许多微妙的强弱势供应链关系更是不容忽视。

 

所以要结合自身业务与电子签约供应商沟通，切忌一开始就陷入“你家有没有**产品功能？”的功能比对中。一家专业的电子签约供应商不是售卖产品功能，而是售卖“咨询+服务+产品”，这也回答了“与**相比，你家的优势在哪”的问题。

 

通常我们会在前期引导客户提出业务运转中面临的签约痛点，再结合其他的客户项目实施经验提前告知接下来你也可能会在哪些方面遇到此类问题。这时客户会意识到“原来这个需求比我想的要稍微复杂，真正实践起来还会有这些细节，我可能要拉着法务和其他部门的再聊聊。”

 

比如我们在服务一些大客户的物流项目时发现，即使是同行业企业的物流场景，每家的具体情况千差万别，这受制于各家的企业文化办事风格、业务系统新旧情况以及完善程度、签约相对方是否是固定的合作伙伴（因为这关乎发送合同时是否已明确具体的签署人。有的企业签署方是固定合作的经销商，签署相对比较简单。有的客户的签署人并不明确，比如送货员在配送家具时，现场收货人员不一定是家具的购买人，可能是家属等，这时谁在家里收货谁就有签收的权力）等因素。

 

 

 

后续上上签再结合其痛点背后的内部组织关系和外部经营流程，输出相应的解决方案，这当中可能不包含你一开始提出的某个产品功能，但会有其他更适合的解决途径。

 

那么在具体交付项目前，企业需要想清楚哪些问题？上上签交付部门通常会做哪些工作帮助客户梳理？我们专访了交付部门的资深项目经理。

 

01 选择何种交付、服务模式

 

上上签资深项目经理：在此之前，首先要明确上上签的项目交付目标是客户顺利上线，并真正地用起来，用得好。为什么要突出这点？

 

因为上上签是SaaS（Software-as-a-service，软件即服务）按年收费的订阅模式，客户只有用起来，用得好，才会在第二年续费。我们SaaS企业看的是续费率、续约率，如果只是单纯满足客户对产品功能的需求，不能真正解决对方提出此需求的背后问题，最后还是会沦为烂尾项目。更别提老客户在其他新场景的增购。

 

我之前在一家软件公司，很多本地化、定制化项目，需要频繁出差驻场，卖的是人天，项目拖得久，人天收费就越多。而且客户还会在后期为系统支付维护费和升级费用。

 

上上签的不同在于，我们是SaaS标准化产品，通常线上就能解决客户的问题。而且我们虽然尊重客户签订多年合同，但是仅仅只请客户支付第一年的费用，这样客户有足够的选择权，在认为我们后续的服务不令人满意的时候，可以不再续约续费。这就倒逼我们从前期的解决方案输出到中间的实施交付以及后续的售后服务都要找到客户真正的痛点，而不是等到问题发生了再去处理。客户越快上线推广使用，我们的续费续约率就越好，这也是我们的重要考核指标。两者的模式差异就注定交付和服务投入是不同的。

 

另外一个重要的点是选择SaaS标准化产品和服务，可以同时共享上上签超过212家500强企业的数字化经验。因为我们发现在服务这些500强客户的过程当中，他们会基于自身规范、领先且复杂的业务需求、管理流程，给我们提出很多功能开发、服务优化的要求。

 

我们在满足他们每一个需求的时候，实际上沉淀在上上签平台的都是他们先进的管理理念，以及得到过验证的数字化最佳实践。后面更多的客户、用户可以共享这些数字化经验的成果，我们与客户是互相成就的。

 

 

所以建议在甄选电子签约服务商的时候与其看哪家价格低，哪家发媒体通稿自我宣传是否是行业第一，更多应该关注哪家服务的头部知名企业客户最多（通过官网/官微）。因为那些大企业选型电子签约的流程和标准非常专业且严谨，是真实的客户应用背书。这在很大程度上可以帮你屏蔽一些选型干扰，具有借鉴意义。

 

02 明确项目目标&范围, 梳理常见问题

 

上上签资深项目经理：在“我们有什么”和“你们需要什么”之间，我们一直提醒自己把握好“说”和“倾听”的比例，多听客户的诉求，多从客户的业务层面出发。而且要用“行话”调研，不能过度使用我方的产品功能语言和用户交流。

 

收集客户需求主要分为业务调研与IT调研两个方面。以业务调研为例，涉及的常规问题包括但不限于（部分问题有相关示例图）：

 

1. 本次电子签约项目的整体诉求是什么？未实施电子签约时存在怎样的问题？

 

例如客户某食品企业提到：我们每年需要与2,000多家经销商签署《经销协议》，签署时间长，来回邮寄时效低，且每个经销商至少要签署5份以上的协议，协议的字段非常多，审核流程也非常复杂，并且审核过程在线下是没有留痕的。很难知道销售和大区审批人是否已经确认。

 

另外经销商的资质文件需要线上管理审核，之前是销售向其下属管辖的经销商收集相关的证件，比如食品经营许可证、食品生产许可证等，线下审核完之后，扫描存档，整个过程非常繁琐。

 

 

 

2. 打算应用在哪些场景？如果在多个场景上线，是否分期实施？项目上线时间和里程碑要求分别是什么时候？

 

 

 

3. 当前单据类型包括哪些？

 

 

 

4. 一年/每月的单据量大概有多少？一天中业务单据量的最大值是多少？最大单份合同文件的大小是多少？合同文档包括哪些内容和附件？

 

 

 

5. 如果是集团架构，具体涉及多少家分（子）公司以及用户数量（操作者、签署者）？

 

如果直接使用页面发合同，分（子）公司是否需要以自己的名义发起合同，可否以母公司名义发合同？多个子公司是否由集团统一管理合同模板、印章和人员？管理印章的人员权限如何安排？模板分别由哪些角色创建，编辑，使用？

 

 

 

6. 当前此业务的线下流程是怎样的？涉及到哪些业务系统？线下合同打印盖章前，前面的审批流程是怎样的？线下转到线上会涉及到怎样的流程改造？

 

7. 线上合同是什么格式(PDF/Word/Excel)？是否是制式合同？签署流程是怎样的？

 

8. 所有业务单据是几方签署？计划的签署顺序是怎样的？

 

各签署方分别采用什么方式签署（手动、自动、批量）？

 

由哪些业务角色/管理角色在哪里（客户方业务系统）进行触发？

 

 

 

9. 是否有经销商/供应商管理系统或者统一登录门户？

 

如果没有，那目前经销商/供应商数据是如何管理的？目前系统中有哪些经销商/供应商数据（企业名称、联系人方式：手机、邮箱）？由谁录入这些数据，是否能确保这些数据都是准确可用的？

 

如果数据可能不准确，发起合同的人是否有经销商/供应商联系人的方式（手机/邮箱），即发送合同时，对方企业的签署人联系方式是已知还是未知？

 

10. 考虑到不同企业的风控策略，对签署方（个人/企业）的实名认证方式是否有特殊要求？

 

 

 

11. 是否需要签署方提前完成实名认证？

 

12. 签署信息的通知方式有哪些诉求？签约相对方通过什么方式签署（短信/邮件、APP、小程序、对外的业务系统等）？

 

 

 

13. 本企业如何签署？手动签/自动签？

 

如果手动签，通过何种方式登录上上签（直接通过浏览器登录上上签官网/统一的内部域名SSO/业务系统单点登录）

 

 

 

14. 签字方式是否有要求（不允许手写；必须手写，建议搭配笔迹识别；默认）？

 

15. 签署完成的合同是否需要回传至业务系统，进行查看和归档？

 

16. BI图表是否能清晰呈现各部门的合同使用情况？

 

比如：销售部使用了多少份，单方签署，多方签署的情况

 

 

 

17. 推广培训是希望线下/线上？会安排哪些同事参与？推广计划/步骤是怎样的？

 

以上为常规的几个问题，落实到不同行业的不同细分场景，又会有更加细化的问题。

 

在所有问题调研完成后，上上签会输出客户需求清单。如果有当下未满足的需求，项目经理需要和产品沟通，跟踪需求的承接。

 

03 结语

 

回到文章开头提到的，如果一开始就将精力聚焦在产品功能上，就会陷入“你家有没有这个功能”，而不是你能否解决我的业务签约痛点。在这过程中要警惕有的企业可能会为了一锤子买卖而过度承诺“这个功能我们有，那个功能我们也有，你需要的我们都有”。

 

我们在跟某世界500强企业IT负责人沟通时，对方就提到了这点：“我们经历了这么多数字化项目，知道需求和产品之间不可能完全匹配，我们在听到某家说他们什么功能都有的时候，就觉得不靠谱。这种后期会容易出现各种烂尾问题。之所以选择上上签，是因为你们在听取需求后会评估落地过程中可能出现的问题，以及承接需求后需要双方做哪些配合，最后给出明确的交付节点。”

 

所以一个电子签约项目的成功上线和顺利推广使用，需要提前考虑一些细节，当然这些不应该是企业由此推迟签约线上化进程的畏难点。作为电子签约服务商，我们在服务了超过2,423万家企业客户，212家500强企业之后积累了成熟的项目咨询、服务经验。以上问题分享给大家，是便于各位提前做好准备工作。如果你有更详细的问题，欢迎发消息咨询客服，或者拨打400-993-6665。