【第一届签引力大赛精选】中力迅科技引入电子签约助力HR效能提升
【公司名称】
湖北中力迅人力资源科技有限公司
【公司简介】
湖北中力迅人力资源科技有限公司（以下简称“中力迅”）成立于2016年，由湖北省多家人力资源服务机构联合打造，是一家专注于设计开发HR+互联网服务产品的新型人力资源科技公司。中力迅以“降低成本、专注专业、共享共赢”为目标，采用行业领先技术，在保障信息隐私和安全的前提下，汇集人力资源大数据，进行采集与整理、挖掘与设计、开发与应用，赋能个体，激活组织，旨在重新定义人力资源服务产品，共推人力资源服务业的发展升级。
【项目背景】
武汉市武昌区公益性岗位信息管理系统面向涉及公益性岗位管理的区人力资源局、财政局、各委办局、各街道办事处等政府机关，以及第三方人力资源服务公司和岗位员工，通过岗位管理、人员管理、招聘管理、报表管理和关联应用系统（电子合同签）等功能模块，提升公益性岗位的平台化、信息化、数据化和智能化管理水平。
【项目需求】
- 公益性岗位新入职员工信息数据需人工录入第三方人力资源公司系统，数据准确难以保障；
- 合同签署过程耗时耗力，管理成本高，且公益性岗位人员流动频繁，每月都是安排固定时间签署合同，其实员工已经入职工作了，这存在一定劳动关系风险；
- 纸质合同管理繁琐，容易遗失，存档、调用成本高，且公益性岗位合同是一年一签，每年续签工作量极大，而且续签时间差容易出问题；
基于上述需求，我司在电子签行业同多家公司进行了沟通，在服务质量、技术水平和工作成本等多角度衡量，最终选择了“上上签”，采用API接口的方式，嵌入我司开发的“公益性岗位管理系统”项目中。
【应用价值】
（一）实名认证解决员工信息真实性问题
通过“上上签”提供的多种实名认证方式：“运营商三要素”、“人脸识别”、“银行卡四要素”等，基本可以解决不同情况员工的实名认证问题，按照系统提示操作，员工可自行提前做好实名，不需客服介入。经过实名的员工信息，我们便不需要繁琐的搜集员工户口、身份证、手机号等信息了，每个员工自助式进行的实名工作分摊了信息搜集成本，提高了入职前的信息搜集和核对工作效率。公益性岗位属于政府救济性岗位，员工素质普遍不高，身份证号还可以通过复印身份证确认，但手机号以前都会经常填错，现在短信验证了，可以保障是能够该手机是可以联系上员工的。
（二）合同数据化管理降低劳动关系风险
公益性员工的实名信息与我司系统对接后，首先是确保100%劳动合同的签署。以往上百人劳动合同签署现场可谓是“热闹非凡”，现在由员工选择，既可以到现场办理（如果不放心），也可以异地办理，只需要在微信端接收合同，并完成签署即可，这个点让我们基层的办事人员是很舒心的。同时，签署完成后，员工第一时间将拿到电子合同，以后也是随查随有，如果合同遗失，就不需要往返人力资源公司了，让公司运营部门也减少了不必要的工作量。系统也会对合同时间进行临期管理，提醒专员到期前完成合同的续签工作，这些都不需要专员手工设计表单提醒自己了，系统会自动推送告诉他们。每月异动补员的员工，可以完美实现入职即完成劳动合同的签署。以上的场景，对于劳动关系的双方都是受益的，用信息化降低了劳动关系的风险。
（三）微信公众号的互动提升
“武昌区公益性岗位管理系统”项目性质是政府项目，移动端的操作是以“武昌区就业局”认证的微信公众号上。过往，该工作号只能做常规的就业信息发布，或者“自娱自乐”的领导调研信息，如果想要开发独立功能但成本又比较高。此次项目，员工电子签都通过该公众号完成，用对接科长的话来说“还帮他们吸了粉”，产生了一定的互动。这个点虽然很小，但确实也是落实武汉市政府提出“马上办网上办就近办一次办”政务服务要求的生动体现。
【成效与心得】
在节约成本方面，普通专员按4000元/月（含工资、社保、福利等）平均工资计算，每月21.75个工作日，每日8小时工作时间核算出的分钟成本为0.38元/分钟。
使用上上签之前：
1）信息核对：收集整理员工户口、身份证、信息登记表等。该项目年管理员工量约4000人，每人需10分钟进行处理。4000人/年*10min/人*0.38元/分钟=15200元/年。
2）合同签署：每月要固定安排两名专员，现场签署劳动合同，一般要花费一天时间，半天时间准备合同材料，半天签署。12天/年*2人/次*183.9元/人/天=4413.6元/年。
3）档案整理：员工合同档案统一整理和归档，员工合同遗失的客服工作，按照1个员工每月1天的工作量核算。12天/年*183.9元/天=2206.8元/年。同时，因信息和数据不准确产生的管理问题及后续解决，产生费用大概5000元/年。
三项成本合计约花费26820.4元/年。
使用上上签之后：
武汉市武昌区公益性岗位信息管理系统使用上上签电子签约技术，在员工信息核对、合同签署、档案管理等业务中都实现了高效、便捷的线上电子化操作，工作效率提升至少一倍。成本则降低到6500元/年。
经过测算，上上签帮助我们将合同成本下降了约76%。