如果中国跟日本一样废除公章,你会未雨绸缪还是被动响应?

来源: 上上签 发布时间: 2020-08-11

继当当李国庆抢公章、腾讯老干妈事件之后,“日本将废除传统公章”、13部委鼓励电子签约等热点一度引爆网络。不同于老干妈事件的戏剧性,这一次透露的信号则是:传统公章很可能在数年内消失在历史长河,企业全面使用电子签约即将成为现实。跟日本废除公章的契机相似,国内某电器制造头部企业A(下文简称“A企业”)在疫情期间为保障员工的安全,欲将日常派驻在经销商门店的销售人员撤回,需要向全国经销商出具撤回销售人员的通知函,但公章存放在公司。为了能加盖公章邮递给签署方,员工不得不全副武装到公司盖章,寄文件。如果某地疫情严重,还会影响快递速度。“拿生命在工作”从调侃笑话变成了无奈的现实。

 

如果中国跟日本一样废除公章,你会未雨绸缪还是被动响应?

撤销通知函是A企业众多签约场景之一。作为一家包括上百个企业主体、几万名员工、3000家供应商以及10000多个经销商的集团型企业,共涉及多条业务线。合同签署类型包括:《供应商对账单》(每年几百万份)、《清户协议》、《样机通知函》、《拉回通知函》、《发票结算单》、《返利合同》、《押金协议》、《客户库存对账单》、《POS协议》、《员工劳动合同》、《入职承诺书》等30多种。下单集中单据量日均1-2万份,客户协议签订每月达十几万份。在此之前,企业一直采用网批对账流程,线下纸质盖章的方式。在这过程中审核、打印、盖章、邮寄至少花费1-2周的时间,不仅如此还要防范萝卜章。在疫情出现之前虽然意识到了线下签约存在的问题,但觉得还没有严重到影响业务,忍忍还能接受。

 

如果中国跟日本一样废除公章,你会未雨绸缪还是被动响应?

这种状态一直持续到疫情发生。疫情的出现加速了线上办公的进程,而且在未来还会是一种常态。企业负责人认识到传统的线下签约已经严重影响了业务发展和员工的工作效率,一旦再出现此类突发事件,还要被动响应。针对这些问题,A企业的CTO跟几位同行进行了交流,了解到同行业已经有不少企业在使用电子签约,且应用程度已经相当成熟。在国家政策、相关法律法规的鼓励,以及行业信息化发展的趋势下,CTO打算将电子签约纳入今年企业数字化转型的规划工作中。作为本次项目负责人,CTO在立项之前对内部进行了调研,发现大家有以下顾虑:

 

01|法务担心电子签约的合法合规安全问题;

 

02|渠道管理部门担心经销商不接受电子签约;

 

03|业务部门认为各自的签约场景不同,关心是否满足自己的特殊需求;

 

04|分、子公司比较在意印章管理的权限问题;

 

05|签署完成后,如何管理合同,划分数据权限;

 

A企业内部提出的问题并非个例,电子签约的合法合规安全问题是企业选用电子签约时优先关注的点。针对这点,随着国家政策法规的陆续出台,不少企业已经在合法合规安全层面对电子签约有了初步认知。除此之外,跟A企业一样,在上上签服务的众多客户中,大家普遍关心签署合作方是否接受电子签约,如果不接受该如何推进,以及电子签约是否能解决印章管控等问题。针对以上问题,我们给出以下建议:

 

01、签约前,做好合同参与方的宣导

 

因为电子签约属于新兴事物,即使合作方愿意接受电子签约,如果没有提前做推广宣导工作,可能导致对方哪怕接收了电子合同,也无法立即签署。建议企业在推行电子签约的初期,主导实名认证的推广,上上签团队可以配合出具实名认证流程说明手册等资料。推广可以采用公众号或者上上签讲师线上培训的方式开展。以便合作方可以随时根据指引完成合同签署和查看工作。以海尔集团为例,为保证项目如期上线,减少后期沟通成本,海尔项目负责人在与上上签沟通后决定将实名环节前置,提前完成上万家经销商的实名工作。后面,通过各方的努力,在一天内完成了海尔所有主体的实名认证,三周内完成了经销商的实名工作。

 

02、各部门根据自身场景灵活配置,满足特殊管理需求

 

以世茂集团《员工入职信息表》的填写为例,HR要求员工在填写居住地址时详细到门牌号。之前采用纸质合同时,许多员工只填写到了居住小区。因不满足要求,导致后期HR花费大量时间反复沟通,修改邮寄合同,浪费了许多精力、物力。上上签电子签约平台可以满足企业根据不同的业务需求进行灵活配置。以上述场景为例,HR可在后台进行设置,要求签署方必须填写至门牌号,释放HR重复劳动的精力,专注于价值的提升。世茂项目上线后,签署纸质文件数量减少约70%,全年节约人力成本约 3000+ 小时,HR内部效率提升70%。

 

03、集团管控功能保障用印安全

 

面对上百个企业主体,A企业在印章使用中存在两种情况:印章数量多且分散在不同部门或分、子公司。比如财务专用章由财务部门管理,公章由行政部门负责。公章分散无法统一管控,容易出现擅自挪用公章的现象。如果将印章权限下放,容易出现无法统一管控的问题。如果收回印章,会影响印章使用的流程。企业希望既要有管控,又要方便用印。锐博集团作为一家集人力资源服务、商业流程外包、信息技术外包等为一体的综合型现代服务业企业,公司及下属86家分、子公司在全国范围内下辖约20万名员工,且分布于广东、海南、湖南、云南、湖北、北京等多个地区。集团希望在保证高效工作的前提下加强公司印章的制度化、流程化管理。

 

区别于市场上其他电子签约厂商,上上签独有的集团管控功能满足了锐博集团统一设置、分配印章,管理集团内各成员印章的需求。锐博集团广东公司副总经理冯元曦提到:“通过上上签,锐博可以向各地员工统一发起合同,高效完成电子文档的签署和管理。独特的‘印章管理’功能,帮助锐博实现了总公司与各地分公司的印章使用权限、使用记录的统一管理,大大提升了锐博的信息化管理程度。”

 

04、日常管理中,数据权限、合同管理也不可忽视

 

A企业内部业务线较多,涉及HR、采购、营销等。项目负责人在与上上签沟通时提到了两个问题:如果HR部门不希望其他部门看到自己的合同或者某子公司不希望其他子公司看到自己的合同该怎么办。另外,涉及到组织变动、人员变动时,该如何应对。企业在上线电子签约时如果没有对系统做整体规划,会出现部门或子公司各自采购电子签约系统的情况。另外,一旦出现组织变动、人员变动,如果没有考虑合同转交的问题,会出现合同管理风险。为避免数据孤岛和系统重复建设,上上签建议企业借助电子签约平台对合同进行授权区分和数据区分,满足不同部门、不同业务查看与之对应状态的合同内容,从而完成数据隔离。

 

世茂集团多个业务部门在合同管理、数据统计、权限管理、成员设置等方面独立管控。每个部门作为独立业务线独立使用,完全逻辑隔离,互不影响。在实际应用中,世茂集团选择将HR部门的劳动合同作为试点,进而逐步在员工场景中增加告知函、承诺书等,让周边部门感知。尤其是疫情期间,逐步有更多部门想使用,且与HR原有场景使用互不干扰,完全独立。

 

总结下来,企业内推行电子签约,不仅仅是简单的将纸质合同变成电子文件的技术引用,更是对业务管理与运营管控的一次管理革新。目前,上上签电子签约全生命周期管理服务,都能满足。

 

客户价值

 

好丽友中国区法务与知识产权负责人张剑君先生反馈,因好丽友创新使用电子签约技术,企业在经销商数据动态管理、法务风控、合同管理协作、供应商管理等方面的效率都得到了极大提升,法务团队荣获了集团伦理经营优秀案例,实现了企业与团队价值的双向提升。

 

第三方艾媒报告显示,在B2B供应链场景,电子签名科技能帮助企业合同费用下降60+%,沟通效率提升50+%,签约周期缩短95+%。在HR场景,电子签名科技节约时间成本76.9%,节约经济成本70%。

 

上上签寄语

 

日本打响了废除公章,上线电子签约的“第一枪”,电子签约的普及势不可挡。知名财经作家吴晓波在“2020年中秀·营销大变局”演讲中提到,“企业要想生存,就要摆脱对线下场景的依赖,积极求变。”上线电子签约只是企业求变的第一步,如何使用好电子签约为企业的发展赋能才是关键。

 

所以不妨先梳理业务流程、建立智能化管理的思维和组织,为企业的未来赢得一支上上签。【立即注册,免费领取电子合同】

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