好丽友张剑君:法务中台在经营管理中的创新运用

来源: 上上签 发布时间: 2021-06-25 发布时间: 2021-06-25 14:05:55

“不能只是踩刹车,还要成为公司的动力部门,主动为公司创造价值”是当下企业对法务部门未来发展的展望。近年来,许多公司开启了法务管理的信息化建设。意在通过法务流程的线上化、自动化促进业务的发展。

 

好丽友张剑君:法务中台在经营管理中的创新运用

 

具体的落地情况如何,是否达到了预期的效果?带着这些问题,我们联合法务职业经理人平台LCOUNCIL举办了“法务信息化升级实践经验分享会”,会上四家企业的法务负责人分别做了深度分享。后续我们将分别整理发布,请持续关注。

 

嘉宾介绍(排名不分先后)

 

1、好丽友集团中国区法务及知识产权负责人,总法律顾问 张剑君

—系统到中台的转变,法务赋能好丽友管理创新

 

2、金光纸业(中国)投资有限公司总部法务部副总经理 黄骏

—法务信息化及集团信息化升级实践经验分享

 

3、中恒国际租赁法务总监 张智慧

—推进“智能法务”,助力中恒国际业务升级

 

4、东方头条上海新萌网络科技法务总监 马宁

—信息化系统在知识产权管理中的运用

 

 

本文整理自好丽友集团中国区法务及知识产权负责人,总法律顾问张剑君的分享。

 

一、从系统到中台,好丽友法务创新的三个阶段

 

好丽友集团中国区法务及知识产权负责人,总法律顾问张剑君:提到好丽友,目前大众的认知更多停留在食品板块,实际上好丽友的业务还涉及影院、体育、生物医药等产业。所以单看合同审查需求,每年大约就有近万份合同需要审查。

 

好丽友张剑君:法务中台在经营管理中的创新运用

 

2018年,法务业务管理系统的开端

 

从2018年开始,好丽友中国区的法务团队就跟内部的IT部门一起着手开发合同审查系统。系统在2018年12月上线之后,因为法务自始至终在介入,所以整个系统承接了各领域各模块对于合同审查的需求。法务信息化建设开始了第一步。此后对外签署合同都必须经过线上审核,这对当时有近1万多人的公司而言,面临一定的阻力。

 

面对新的事物,当大家还不熟悉时,很难对法务团队产生信任。所以出现了包括合同审查为什么要用电子的形式、能不能特批等疑问。经过约一年的时间,全公司已经习惯了通过系统在线审查合同。

 

2019年,导入电子签约技术的开端

 

2019年6月,我们正式引入了上上签电子签约。为什么引入电子合同签署?实际上我们每年有大约2000多家经销商,覆盖在全国31个省市自治区,因为很多经销商在三四线城市,所以合同从起草修订到沟通盖章,再回到北京总部,需要两至三周时间。最重要的是签署合同过程中存在着造假问题,之前一旦发生纠纷或者诉讼,经销商会以“盖章或者签字不是本人行为”为由来应对,所以当时很坚决地引进了电子签点击这里,免费领取电子合同>>>

 

它带给好丽友最大的好处是什么?

 

在导入上上签系统之前,我曾经问过经营管理部门,希望能将公司的经销商数据调出来,看一下整个经销商的情况。当时输入“经销商”三个字之后,出来的很多不是准确数据。真正签署经销商授权协议的,还需要花很多时间筛查。所以在此之前,公司很难准确统计“到底每天有多少家经销商”。

 

当时可能这家经销商已经成为了我们的经销商,但是由于合同还没过来,数据就没有录入到SAP,整个过程非常缓慢。现在经销商在电子签约平台完成实名认证之后,平台收集的信息和数据会与SAP系统自动汇集,这样做能够始终保持公司基础数据的准确性和真实性,实现了经销商基础数据的动态管理。以往需要人工鉴别比对的工作现在完全交由系统自动比对,减少了这部分的工作量。

 

另外,经销商在实名签署经销商协议时,整个流程会通过上上签电子签约平台实时公证,降低了后期法务团队举证的难度。所以通过电子签约中的实名认证:

 

01、我们拿到的准确数据是法务在公司经营管理中最重要的一个贡献;

 

02、我们彻底能够杜绝这种造假。因为一旦开始签订电子合同,就会发现各种各样的问题,诸如有些经销商公司早已注销、资质过期、人证不符等。所以筛查出了一批不符合规范的经销商。

 

2020年疫情期间,我们正式宣布除一些特殊情况之外,所有好丽友对外签署的合同都必须签电子合同。

 

好丽友张剑君:法务中台在经营管理中的创新运用

图片来源:好丽友官网

 

2021年,从系统到中台:业务系统全面对接电子签约的开端

 

在整个电子签的推进过程中,后续每一个业务部门在使用电子签约之后都有了自己的想法。

 

首先,人事部门想上线劳动合同,后续其他的管理部门,如物流部门提出整个物流的回单环节是否也能用电子签约技术。之前把货从工厂送到经销商的仓库必须经由物流公司配送。物流公司完成配送之后,经销商要纸质签字。签字之后,这张纸会作为物流公司跟我们结算物流费用的凭证,基本会在一个月之后才能完成结算。所以我们就讨论在物流回单的基础上是否可以迅速签字,可能当月就能结算费用。这样也能保证当月损益计算的准确性,否则每次都是“当月的损益却没包含当月的物流费”,这是很大的问题。

 

当很多业务部门提出这些需求之后,我们也进行了上下沟通。从技术上讲,哪个部门想用这个系统,电子签名都必须经过刚才提到的法务合同管理系统,这会给我们造成很大的负担。另外,我们的数据安全也有可能会出现问题。因为可能会涉及物流公司等第三方,初期很难评估未来扩展的范围会有多大。

 

所以当时提出“是否能构建一个中台,相当于一个插销,将插销插到我们的服务器上,其他部门如果想用电子签约技术,即插即用”,无需再和法务的合同系统有关联。

 

好丽友张剑君:法务中台在经营管理中的创新运用

 

今年我们打算将智能物流系统中的回单环节导入至系统中台,除此之外和经销商每月的费用对账单环节未来也有计划导入

 

二、从系统中台向法务中台转变,快速响应业务变化

 

前面从系统中台,会引发出法务在未来做中台化业务的一个契机,即“从技术研发向产品运营、职能支撑逐步推进。”现在法务的合同管理系统已经变成了一个最底层的应用型系统,比如物流TPM系统、SAP系统等都会和服务平台进行对接。

 

而服务中台涉及的都是一些基本且通用的内容:

 

账户中心,包括账户认证信息;

合同中心,如合同的基本模板;

签署中心,和上上签签约过程的数据交互;

文档中心,一些基本的文件;

日志中心,即每个系统对接上上签的操作日志。

 

以上5个中心可能会面临包括实名认证环节、电子签章的管理,整个系统构成了我们的服务中台。而法务在这过程中需要将物流系统、费用管理系统等共通的要素提炼出来,这样可以大大缩减我们在调用这5个中心文档、数据的时间,进而提高整体公司利用电子签约技术的效率。

 

当系统中台完成之后,我们又能做些什么?如刚开始所提到的,“会引发出法务中台化的业务”。现在好丽友的法务也逐渐朝着法务中台化的方向发展。而这需要法务部门能够以更主动的姿态为公司业务提供服务,其中包括沉淀有复用性、规范性的知识、流程与标准模板等。

 

为此,首先,我们考虑了业务模块的多元化,多元化业务要求法务团队能整合一些共通需求,这种共通需求就是刚才提到的5个中心涵盖的内容(合同模板、文档、账户信息等)。尤其是随着细分领域的业务越来越多,法务团队不希望把更多的时间放在这种共通的问题上。举个例子,A部门找我们问,有没有保密协议的模板?后来B部门也来要保密协议模板。如果都把时间放在单独提供这些看似共通的需求上,就会浪费很多时间。

 

好丽友张剑君:法务中台在经营管理中的创新运用

 

另外,好丽友业务需求的快速变化也需要法务团队能够更加融入业务,才能够提供更加全面、系统、效率的法律服务。以好丽友携手鲁抗医药进入生物医药领域为例:

 

整个生物医药公司在设立过程当中可能涉及到一些非常日常的合同,这些我们可能都会通过模板化,还有过去法律咨询结论的汇总,迅速地安排人员解答或者直接提供给医药公司相关团队参考,让我们更多的精力投放在经营者集中申报、国有股权交易、与境外公司的技术许可协议谈判等重要环节上。

 

此外,法务团队在一段时间内还专注于"一带一路"海外市场开拓的法律政策研究,帮助集团增收约3000万元。这对未来法务部门成员的成长,也非常有帮助:首先汇总共同需求的过程,实际上也对整个公司的风控情况进行了梳理。另外,在做完这种基础性梳理之后,可以将这个平台视为一个基础,有精力做更加专业的内容。

 

好丽友张剑君:法务中台在经营管理中的创新运用

 

随着企业规模不断扩大、业务的逐渐多元化,未来,这种“借助法务中台,实现从被动响应到主动赋能业务发展”的思路将成为主流。在我们服务的客户中,已经有一些500强企业的法务部门开始推动“法务中台建设”。通过集合各业务板块需求,利用后台诸如电子签约等技术手段,提供前台复用的公共能力,为业务发展提供敏捷高效与安全合规的双重法律保障。

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