如果电子签约成为常态化工具,企业该怎么办?

来源: 上上签 发布时间: 2020-08-20 发布时间: 2020-08-20 16:48:44

疫情的出现加速了线上办公的进程,而且在未来还会是一种常态。企业负责人认识到传统的线下签约已经严重影响了业务发展和员工的工作效率,一旦再出现此类突发事件,还要被动响应。

 

针对这些问题,企业的CTO跟几位同行进行了交流,了解到同行业已经有不少企业在使用电子签约,且应用程度已经相当成熟。在国家政策、相关法律法规的鼓励,以及行业信息化发展的趋势下,CTO打算将电子签约纳入今年企业数字化转型的规划工作中。

 

作为本次项目负责人,CTO在立项之前对内部进行了调研,发现大家有以下顾虑:

 

01|法务担心电子签约的合法合规安全问题;

 

02|渠道管理部门担心经销商不接受电子签约;

 

03|分、子公司比较在意印章管理的权限问题;

 

04|签署完成后,如何管理合同,划分数据权限;

 

以上问题并非个例,这也是上上签服务的众多客户中,大家普遍关心的方面:

 

01、电子签约是否合法合规安全

 

合法合规安全问题是企业选用电子签约时优先关注的点。上上签在拜访一些打算上线电子签约的客户时发现,不仅限于法务,业务部门与IT部门同样非常重视这块。

 

02、签约前,如何做好合同参与方的宣导

 

因为电子签约属于新兴事物,即使合作方愿意接受电子签约,如果没有提前做推广宣导工作,可能导致对方哪怕接收了电子合同,也无法立即签署。建议企业在推行电子签约的初期,主导实名认证的推广,上上签团队可以配合出具实名认证流程说明手册等资料。推广可以采用公众号或者上上签讲师线上培训的方式开展。以便合作方可以随时根据指引完成合同签署和查看工作。

 

以海尔集团为例,上万家经销商的实名认证都需要在各自企业内部进行流程审批,为保障项目顺利上线运行,海尔项目负责人在与上上签沟通后,通过线上邀请的方式提前完成了上万家经销商的实名工作。这样可以缩短后期经销商在签署合同时再进行实名认证的时间,避免影响业务。后面,通过各方的努力,在1天内完成了海尔所有主体的实名认证,3周内完成了经销商的实名工作。

 

03、签约时,如何保障用印安全

 

面对上百个企业主体,企业A在印章使用中存在两种情况:印章数量多且分散在不同部门或分、子公司。比如财务专用章由财务部门管理,公章由行政部门负责。公章分散无法统一管控,容易出现擅自挪用公章的现象。如果将印章权限下放,容易出现无法统一管控的问题。如果收回印章,会影响印章使用的流程。企业希望既要有管控,又要方便用印。

 

万帮新能源集团是具备新能源全产业链运作能力的综合性集团公司,集团下属各地分、子公司众多,如果由分、子公司掌握印章,总部很难了解各分、子公司到底盖了多少章,存在法务风险。在原来纸质情况下,总部无法对印章进行集中管理。且合同来回邮寄耗费时间,每年几万份合同签署,花费了大量人力财力。

 

区别于市场上其他电子签约厂商,上上签独有的集团管控功能满足了万帮新能源集团统一设置、分配印章,管理集团内各成员印章的需求。集团将70多个分、子公司的实体章回收至总部,进行统一管理,规避来回邮寄印章或者私自用章等问题。

 

04、签署完成后,如何管理合同管理,划分数据权限

 

企业A内部业务线较多,涉及HR、采购、营销等。此时,项目负责人会考虑两个问题:如果HR部门不希望其他部门看到自己部门的合同或者某子公司不希望其他子公司看到自己公司的合同该怎么办。另外,涉及到组织变动、人员变动时,如何实现合同管理权限的变更。

 

在上上签服务的一些集团客户中,业务都较为复杂,是由多条业务线单独管理的,当其中一条业务线实现了电子签约之后,其他独立的业务线若想使用电子签约,往往涉及数据权限的区分。对内区分,而对外又要以统一的主体身份去运作。

 

目前企业可借助上上签电子签约平台对合同进行授权区分和数据区分,满足不同部门、不同业务查看与之对应状态的合同内容,从而完成数据隔离。总结下来,企业内推行电子签约,不仅仅是简单的将纸质合同变成电子文件的技术引用,更是对业务管理与运营管控的一次管理革新。

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