世茂集团打造人力共享平台 2.0 电子签约助力组织转型

 

共享平台2.0的挑战

 

传统的共享服务人员岗位职责是在运营层面的，更强调沟通能力、执行质量等能力，对于他们的管理要求相对简单：明确该员工工作的主要内容、界面，员工具备一定的实践和项目管理经验，可以切实地执行相关工作任务即可。

 

新组织架构下的共享服务人员更注重全流程的产品管理能力和创新能力，要有用户意识与效率优化的概念，要具备主动性，主动寻求改变和获取信息。

 

世茂共享2.0赋能计划

 

1、培训赋能：为了更好地培养符合产品型组织的人才，世茂内部也上线了共享中心专业学院，该学院隶属于世茂学院，是偏向专业技能培养的内部专业学院，为企业内部共享中心的从业人员提供了专业类与技能类（如：新人岗位技能培训、人事政策培训、HR 数据分析与应用、共享中心案例分享等）的培训平台。

 

2、新技术赋能：共享中心的人员往往日常大量时间在于简单、重复、机械化操作的事务中，为了能帮助操作人员节约大量重复性劳动的时间，保障服务质量，让共享中心人员有更多时间关注流程的有效性及自我提升上，新技术的使用对共享管理者来说越来越重要。世茂共享中心近两年来也不断引入了新的技术工具，如上上签电子签约就帮助共享中心人员赋能，实现了降本增效的目的。

 

3、流程优化赋能：世茂选择最短路径，改前后台服务模式为产品团队服务模式，将集团共享平台分为三个中心：“员工服务中心”、“产品运营中心”及“数据管控中心”，并梳理迭代了现有的服务产品，分为18个一级产品和70个二级产品。如：对于社保这一产品，过去的服务界面是，入职前为前台团队管理，入职后是后台团队负责，出现多人多环节与供应商进行工作交互，效率不高。建立“社保公积金服务产品”后，由产品运营中心进行服务全流程管理及供应商管理，明确了内部工作界面，提升了效率，且保障服务质量。

 

引入电子签约的原因

 

作为地产行业，在拿地后就需要在当地成立公司，当前已经有超过300个法人实体。根据业务特性，人员的内部调动非常频繁，因此有大量的合同签署工作，合同签署的流程节点包括：HR与员工沟通、员工合同签字、用印流程、合同交付员工、合同寄送至指定地点进行扫描留档，整个流程流转耗时较长，且一线HR至少在60天后才能在线查看相关文档。借助上上签电子签约所提供的电子签约这一工具，节省了显性的时间成本、纸张成本；隐形的沟通成本、人力成本，实现了降本增效的目的，也得到了管理层的认可。

 

电子签约的应用场景

 

上上签电子签约的主要应用场景分为三类：1. 劳动合同的新签、续签。2. 内部全员沟通文件（如职业道德准则的全员签署），过去都需要用纸质的方式签名确认，HR工作量很大，现在借助上上签电子签约使这一环节的效率得到了有效提升，签署进度也可进行实时追踪。3. 疫情期间，电子签约的文件的应用，实现“无接触沟通”。未来，还将在证明信开具等场景中持续深化与上上签的合作。

 

电子签约功效与价值

 

1、世茂成为地产行业首家全流程、全周期劳动合同电子签约管理者，项目上线后，签署纸质文件数量减少约70%，全年节约人力成本约 3000+ 小时，HR内部效率提升70%。

 

2、员工平均5分钟完成签署，2019年底的用户满意度调研显示，员工对电子签约服务满意度为100%。

 

选择电子签约平台的考量因素

 

1、合规性：在劳动法下的司法实践是否存在争议，是否有实践案例 ；

 

2、供应商：技术是否成熟、人力资源场景解决方案是否成熟、是否能与内部已有系统对接实现落地；

 

3、覆盖面：世茂作为一家全国性集团公司，覆盖了101个城市，尤其关注三四五线城市司法实践对电子签约的态度 ；

 

4、企业应用实践：哪些公司成功上线了人力合同电子签约，实施中的经验分享。

 

世茂人力共享中心成立至今已经进入第七个年头，正着手向产品型组织的迭代转型，致力于打造2.0共享平台。2.0平台对团队提出了更高的要求，通过引入更多的数字化工具，来帮助团队赋能。

 

 

作为地产行业，在拿地后就需要在当地成立公司，世茂集团当前项目近400个，法人实体多且分布在100多个城市，三、四线城市项目占比60-70%。人员的入职、续签及调动等非常频繁，因此有大量的合同签署工作，合同签署的流程节点包括：HR与员工沟通、员工合同签字、用印流程、合同交付员工、合同寄送至指定地点进行扫描留档。整个流程流转耗时较长，一线HR至少在40天后才能在线查看相关签署文档。

 

电子签约在世茂人力的主要应用场景分为三类：

 

1）、劳动合同的新签、续签。

 

2）、在职证明、收入证明等员工证明，除了传统的公章、人力资源章，世茂借用电子签约这一技术，为员工提供了更快捷的证明信形式。

 

3）、内部全员沟通文件（如职业道德准则的全员签署），过去都需要用纸质的方式签名确认，HR工作量很大，现在借助电子签约使这一环节的效率得到了有效提升，签署进度也可进行实时追踪。

 

4) 、疫情期间，在职/离职证明等电子签约文件的应用，实现“无接触沟通”。

 

【电子签约功效与价值】

 

1）、世茂是地产行业首家全流程、全周期劳动合同电子签约管理者，项目上线后，签署纸质文件数量减少约70%，全年节约人力成本约 3000+ 小时，HR内部效率提升70%。

 

2）、多合同一次性签署，员工签署时间缩短至5分钟，大大提升员工满意度。

 

【战“疫”表现】

 

在疫情期间，电子签约文件的应用，实现“无接触服务”：a.在线签署劳动合同,远程办理入、离职; b.在线开具在职证明、离职证明等文件；c.体检机构未复工前，在线签署健康声明等。远程高效协同，减少聚集风险。