6大视角深度解读人社部《电子劳动合同订立指引》

来源: 上上签 发布时间: 2021-07-12 发布时间: 2021-07-12 16:23:11

7月1日,人力资源社会保障部办公厅发布了《电子劳动合同订立指引》(以下简称“指引”)。指引由人力资源社会保障部办公厅根据《中华人民共和国劳动合同法》、《中华人民共和国民法典》、《中华人民共和国电子签名法》等法律法规组织编写,意在指导用人单位和劳动者依法规范订立电子劳动合同。这对于中国在人力资源领域推动电子签约是一个里程碑。

 

6大视角深度解读人社部《电子劳动合同订立指引》

图片来源:人力资源和社会保障部官网

 

一、电子劳动合同的法律效力

 

之前有很多企业的HR被法务部门拒绝不让上电子劳动合同的最大理由是“地方司法机构或地方人社部门未明确认可电子劳动合同。”这次在指引中的第二条就明确提出,依法订立的电子劳动合同具有法律效力。

 

6大视角深度解读人社部《电子劳动合同订立指引》

 

因此,建议HR直接将此文分享给法务,让法务同事及时了解当前人力资源社会保障部对电子劳动合同的支持态度。接下来,我们继续来解读指引中的一些细节,并分析一下是否能真正解消法务的顾虑,同时也来看看“电子劳动合同对企业劳动合同管理的益处”。点击这里,免费领取电子劳动合同>>>

 

二、电子劳动合同的平台

 

指引首先明确指出,电子劳动合同应用需要通过电子劳动合同订立平台,确保电子劳动合同信息的订立、生成、传递、储存等符合法律法规规定,满足真实、完整、准确、不可篡改和可追溯等要求。

 

6大视角深度解读人社部《电子劳动合同订立指引》

 

可以看出对电子劳动合同订立平台的专业性要求很高,建议企业采用专业的电子签约平台。因为很大程度上企业一方作为合同当事人却单方面保存合同数据,法理上具有进行任何修改的能力和潜在动机。将来企业更需要注意的是,在设计整体数字化系统IT架构时,需要提前做好规划与外部电子签约平台进行互动。将来的社会一定会具有更大的开放性,进行生态合作,而不是企业自己内部的闭门造车。

 

从指引的方向来看,政府将来也会有进一步利用外部平台大数据来提升政务效率的趋势。有了外部存储的电子劳动合同,在获取相关权限的前提下,政府在办理老百姓的落户、社保、退休等事务时可能就再也不用员工提供劳动合同了。避免了现在要验证纸质合同,或者在劳动合同丢失时一系列的麻烦事。同时从指引中我们可以看到,政府也将建设电子劳动合同平台服务企业,上上签也正基于在电子签约上的领先技术和丰富经验,积极与政府合作。

 

杭州人社局已经与上上签电子签约达成试点合作,全力推进网签电子劳动合同。详情请见:杭州人社与上上签电子签约达成试点合作,全力推进网签电子劳动合同

 

三、电子劳动合同的模板

 

指引中鼓励用人单位和劳动者使用政府发布的劳动合同示范文本订立电子劳动合同。劳动合同未载明《中华人民共和国劳动合同法》规定的劳动合同必备条款或内容违反法律法规规定的,用人单位依法承担相应的法律责任。

 

关于这点,建议HR参考2019年11月25日政府发布的《劳动合同(通用)》和《劳动合同(劳务派遣)》。

 

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有了范本就可以进一步减少因为某些公司在法务上的薄弱,而产生用工风险,同时保护了企业和员工。以范本为基础的劳动合同模版确定后,就可以在电子签约应用中存储重用。有了模版,全自动加入经过实名认证的劳动者信息后生成的电子合同,就能避免以往因为人工失误而发生的合同关键信息缺失问题。

 

四、电子劳动合同的签订

 

指引在“电子合同的订立”一章中基本完整描述了电子劳动合同签订的步骤,因此我们要确保电子合同供应商完全满足这些步骤。

 

6大视角深度解读人社部《电子劳动合同订立指引》

 

确保签订前有告知,签订中需要使用电子认证服务机构颁发的数字证书和密钥,确保身份识别,反映真实意愿,包含时间戳,签订后有通知,避免篡改。

 

有了以上这些步骤的控制,将来电子劳动合同就完全具备法律效应,从一定意义上来说,电子劳动合同比纸质劳动合同更具有可信赖性。

 

我们在与几家企业的SSC负责人沟通时,他们都提到现在国家政策变化太快,希望上上签作为电子签约供应商能随时关注研究国家政策和标准,并主动告知HR相应的应对措施,确保HR能真正把有限的时间投入在业务增值的工作上。

 

由于上上签随时关注国家最新政策变化和要求,确保电子签约流程与国家要求完全吻合,因此企业完全不必操心将来国家政策的变化。例如在告知义务这一条款上,这不仅是因为指引要求,也是企业需求。因为企业会担心员工对电子合同这样的新兴签署方式无法准确理解或重视而增加沟通成本。于是我们在产品中加入了自定义签署提示消息的功能。

 

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图片来源:上上签电子签约平台页面签约须知示例

 

企业在发送电子劳动合同时可以附上“签约须知”相关的重要说明文字、操作指引、注意事项等,比如电子劳动合同与纸质合同一样具有法律有效性,请放心签署。签署人收到合同时可以第一眼看到弹窗提示中的这些重点内容,帮助他们了解电子合同、熟悉操作方式。除了在人事场景外,“签约须知”也被不同企业应用在不同的签约场景。

 

以教育客户为例,教育机构的业务中需要提前跟学员签署课程协议,在以前线下签署协议的时候,由于学员都是微信、支付宝付款到个人账户。会发生销售趁机签署阴阳合同的问题,阴阳合同侵犯了公司的利益也无法保证学员的合法权益。

 

使用电子签约后,所有的课程协议都必须使用电子合同签署,教育客户希望学员在收到协议时,可以先看到公司对他们的提示,起到三方面作用:1、提示学员不要私自给老师转账;2、规范整个签署流程,维护各方权益;3、合同在线归档,实时检索管理。

 

此外,《中华人民共和国劳动合同法》还要求:建立劳动关系,应当订立书面劳动合同。已建立劳动关系,未同时订立书面劳动合同的,应当自用工之日起一个月内订立书面劳动合同。用人单位自用工之日起超过一个月不满一年未与劳动者订立书面劳动合同的,应当向劳动者每月支付二倍的工资。所以HR需要知道合同的进展。

 

针对这点,HR给预入职员工发送offer确认函后,可以根据签署状态,包括未读未签、已读未签、已完成、合同已撤销、合同已拒签等,来判断员工入职意向。已拒签的合同可通过合同详情查看拒签理由,帮助HR及时把控业务状态,降低合同签署过程中信息了解不及时带来的风险。但若对方由于某些原因未收到通知短信没有完成签署,此时需要对签署者进行再次提醒,通知尽快完成签署,保证合同的签署时效。

 

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五、电子劳动合同的调取、存储和应用

 

指引要求对于电子合同的调取、存储和应用,能够做到随时获取。这对于企业和员工来说都会非常方便,之前HR在日常工作中经常需要在档案室翻文件调取员工劳动合同,有时还会出现无法找到一些历史久远的纸质合同的情况。员工也是如此,东西多了,时间长了,或者搬了次家,纸质劳动合同就找不到了,带来了很多麻烦。有了电子劳动合同后就无需担心这些事情,随时随地可以调取查看。

 

另外指引还提到了劳动者如需要电子劳动合同纸质文本,用人单位要至少免费提供一份,并通过盖章等方式证明与数据电文原件一致。上上签电子签约平台为员工提供了非常直观可见的电子合同下载入口,方便下载和打印,为企业减少了回答员工一些不必要操作问题的时间。

 

6大视角深度解读人社部《电子劳动合同订立指引》

 

同时,上上签电子签约平台的电子合同带有查验二维码,可以增强查验纸质打印件是否与电子原件一致的便捷性。关于这点,早在2019年,一些青岛的客户在与上上签电子签约合作前就曾联合青岛市人社局、西海岸新区人社局及劳动监察局、青岛市人力资源协会与我们一起召开了企业电子劳动合同研讨会。后续在项目论证阶段,客户的人力部门就分别与青岛本地银行、政府等机构就“是否接受员工收入证明、在职证明等改为电子合同”进行了探讨并做了可行性论证。

 

据悉,由于员工要将证明打印出来去各部门办理业务,其中每份证明都会标注上上签电子签约的查验二维码,扫码即可显示该份合同的签署信息,有效提升了各部门对于证明类电子合同的接受度。

 

6大视角深度解读人社部《电子劳动合同订立指引》

 

此外还有一种情形,之前某世界500强药企想上线电子离职证明,但离职员工担心新单位不认可电子版形式,仍会索要纸质证明。为化解推广阻力,上上签电子签约的每份合同都会有一个二维码,扫码后能显示是一份有效的电子合同,作为线下使用的凭证。而无查看合同权限的人员,即使获取二维码也无法扫描查看合同,避免合同泄密。据客户反馈,后续企业内部审计时可通过扫码随时随地快速查看合同,快速和线下合同进行比对。

 

六、电子劳动合同的安全性

 

在今年6月国家《数据安全法》出台后,我们就已经通过《数据安全法》9月1日施行,企业应如何应对确保业务及个人数据安全?一文分析了在电子签约领域如何确保数据安全。

 

指引中要求对于电子劳动合同,需要有严格的保护措施,防止信息泄漏、篡改和丢失,这给以上上签电子签约为代表的电子签约供应商提出了更高要求。

 

在数据安全资质方面,指引明确提出“电子劳动合同订立平台及其所依赖的服务环境,要按照《信息安全等级保护管理办法》第三级的相关要求实施网络安全等级保护,确保平台稳定运行,提供连续服务。”上上签经过长时间的积累和实践,在数据安全领域已经具备相应技术、标准、措施、认证来确保数据安全。详情请见:电子签名加速普及,上上签电子签约树立行业安全新高度

 

6大视角深度解读人社部《电子劳动合同订立指引》

 

特别是在一些外部第三方机构的检测中,上上签电子签约就曾获得过供应商有史以来最高分并被归类为最高等级的成熟系统。

 

以上是我们联合客户HR对这次最新发布的《电子劳动合同订立指引》的全面解读。有了以上这些详细指引及保障,相信企业里的法务伙伴们再也不会对电子劳动合同投反对票了,我们期待电子劳动合同在人力资源领域的全面开花结果。

 

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