如果你是某企业的签约相对方,电子签约操作问题逐一解答
之前,我们曾在《如何让企业的签约相对方认可接受电子签约?》中详细阐述了“如何让企业的签约相对方认可接受电子签约”。在解决了“Why为什么”的问题之后,客户发现在后续的推广中又迎来了“How,如何操作”的具体使用问题。
新事物代替旧事物会有一个接受适应的过程,由于刚接触新的签约形式,客户和其签约相对方(如经销商、供应商等)有时会因不熟悉电子签约而遇到一些操作问题。为助力客户面向其上下游合作方推广电子签约,本文收集了客户的签约相对方在操作过程中的常见问题,并逐一解答。
如果你是上上签客户,当你的签约合作方遇到企业实名认证或者签署问题时,可直接将本文转发给对方。如果本文答疑不包含所需要的问题,可关注本官微,在对话框发消息,或拨打上上签服务热线400-993-6665会有人工客服及时处理。
在开始列举常见问题之前,首先要向大家解释清楚“什么是实名认证,为什么要在正式电子签约之前先将实名认证环节前置?”
《电子签名法》第十三、十四条规定:可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力。怎样才能称之为可靠的电子签约,我们通过电子签名三要素予以保障,即合同主体可信,签署行为真实有效以及结果不可篡改。
所以在签署动作进行之前,需要先对所有的签约主体进行实名认证、申请数字证书。确定跟我签约的相对方到底是谁,保证合同主体可信。在这里主要分为两部分,一是对其经办人身份信息以及企业的工商信息进行在线核验。二是意愿性校验,在明确这个人或者企业没有问题之后,再校验是否是由其本人操作的,有没有被其他人冒用身份签署。
实名认证完成之后,才会进入合同签署环节,相对方在收到短信或者邮件发来的签署链接之后,完成签署。
接下来本文将围绕签署前的“实名认证”与签署中的“合同签署”两个环节进行答疑:
一、实名认证相关问题(以下配图参考真实界面脱敏设计)
1. 之前用A号码提交了企业实名认证资料,现在要换B号码进行认证,但B号码提交时提示【该企业已经被***提交实名认证申请,如有问题,请联系客服】。该如何处理?
(1)出现该问题的原因
在上上签平台上,一张营业执照仅能进行一次认证,若已经用A号码提交了认证材料,但认证流程尚未完成,那么目前使用B号码提交认证是不被允许的。
注:在A认证流程未完成的情况下, B去操作才会出现该提示。
(2)解决方式
在A账号能去完成认证的情况下,可直接登录A账号,进入【企业控制台】-【企业认证】,完成后续校验。如必须更换成B账号,则需要删除A账号下提交的信息,操作如下:
需要A账号在电脑端登录(上上签电子签约官网:www.bestsign.cn),点击右上角“▽”切换至认证中企业(不支持手机端操作)。切换后,通过【企业控制台】-【企业设置】右上角“注销企业” ,注销后重新提交认证。
如果自己无法完成,可拨打上上签服务热线400-993-6665处理。为了校验原账号本人意愿,需要用页面上提示的A手机号去拨打。
2. 事业单位、社会服务机构、民办非企业等无营业执照的,如何处理?
上上签支持非工商办理(无营业执照)企业的实名认证,支持的证件类型如下:
对于未在上列情况中的其他证书,请与上上签对接人进行确认和核实。或者先按照认证流程提交,后续审核人员会根据上传的证书情况进行核实,如有疑问可拨打400-993-6665。
3. 营业执照上有两位法人或法人是外国人等,如何处理?
需要按照工商局登记的信息进行填写,并与工商局登记的完全一致(包括简繁体、大小写、括号、数字等)。
企业认证需通过工商局的数据校验,如果营业执照的信息与工商局登记的不一致,以工商局显示为准。上传营业执照后,如果识别出来的信息有误,支持手动修改。
在此类特殊情况下,企业认证时需提交经办人的身份证件,并从授权书认证或企业打款认证中任选其一完成企业的实名认证。
4. 营业执照上企业名称显示的是【 */无字号/空白】,我该如何提交企业认证?
(1)没有企业名称的个体工商户,在提交营业执照后通过电脑端/手机端操作,选择“我没有企业名称 请点击使用特殊通道” ;
(2)接着上传法人的身份证照片,确认身份证与企业信息无误后,再进行提交。
此后系统会自动为您生成企业名称为:法人姓名+统一社会信用代码。如:张三91410105055979498
5. 个体工商户有企业名称,但没有对公账户,如何【切换到私户打款】?
(1)在选择企业打款认证时,如果没有对公账户,点击【没有对公账户】,可以用法人个人银行卡进行打款认证;
(2)勾选两个【我知情并同意】,并输入汇款账户的4位尾号,然后点击【确认】。
需使用法人个人银行卡往上上签指定的账号打款0.01元,上上签平台收到后自动核实通过认证。
6. 实名认证时,上上签的认证打款金额多久会到账?
上上签的打款为实时打款,具体以银行到账时间为准。建议提交1-2小时之后查询对公银行账户的交易流水记录,打款备注中标有“此打款金额用于贵司在上上签电子签约平台的实名认证,认证完成后该注册账号拥有签订电子合同等权限”字样。
7. 我选择了“企业打款认证”的方式,为什么我在打款的时候,找不到【没有对公账户】的选项?
目前营业执照上类型是个体工商户,或者没有企业名称的个体工商户,上上签才会支持其进行法人私户打款。若非个体工商户,则需要去银行办理公户后,进行打款认证校验。或者选择其他认证方式。
若以上未能解决问题,可联系上上签客服热线:400-993-6665。
8. 我提交认证材料后,提示认证中、证书未发放,【客服将在一个工作日内完成审核】,如何处理?
(1)出现该提示的原因
提交认证时手动修改了系统识别的信息、上传的图片里有水印或选择了授权书认证等均会介入到客服审核;
(2)解决方式
请耐心等待上上签的审核,不论是否通过,都会有短信/邮件通知。如果没有通过,通知里会附上具体原因。
9. 签合同时提示【未认证】,认证的时候又提示企业【已被实名】,该如何处理?
如出现“示例图1” 这个提示,返回到“示例图2”确认上面显示的企业名称是否正确。另外认证到一半,或者企业名称变更也会出现该提示。
1)出现该情况可能是:
企业A进行实名认证时填写的企业名称与合同发件方(企业B)发合同时填写的企业名称不相符。有一方使用的是旧名称,而统一社会信用代码一致。
如果发件方(企业B)发合同时填写的企业A名称错误,而企业A在上上签平台填写的实名信息是正确的,请联系发件方重新发起。
如果企业A在上上签存在的实名信息错误,请先变更成正确的企业信息后再次签署合同。
10. 此前在上上签平台已经完成企业认证,但企业信息(例如企业名称、法人等)在工商局做了变更,上上签这边怎么修改?
(1)需要重新认证
请使用企业管理员账号在电脑端登录上上签官网www.bestsign.cn
点击官网右上角的登录,进入签约平台界面,切换到该企业主体下,点击右上角的【企业控制台】-左侧栏的【企业认证】-右上角的【企业信息变更】,按照页面引导重新提交认证资料;
注:若操作中途退出,通过【企业信息变更】入口再次进入即可;若操作中途退出,且未在14天内完成认证,此前提交的信息会被清除,需重新开始;
变更企业信息会导致原印章失效,需要重新配置。故认证通过之后,需要点击企业控制台-印章列表,选择对应的公章,点击【编辑】,重新生成新的电子印章。
二、实名认证,进入合同签署环节(以下配图参考真实界面脱敏设计)
1. 提示我【无权限】未加入企业,但我需要签合同,该如何处理?
出现该提示说明贵司已用其他账号在上上签平台做过实名认证,当前登录的账号未加入企业,因此无法签署。
(1)解决方式一
优先建议让合同发起方,重新发合同到有权限的手机号/邮箱去操作。
如果没有对应的手机号/邮箱,需要按照当前界面引导去操作。向主管理员或法人等申请加入,并获取盖章权限。申请通过后,再重新打开签署链接,即可代表企业签署合同。
具体步骤流程:
公司主管理员申请通过后,成功加入企业,且可以使用“电子公章” 来签署合同(不能选别的已存在的章,如需要请点“向主管理员申请”)。
(2)解决方式二
如果原管理员无法联系,且当前账号需要作为管理员,请进行账号申诉以申请成为企业管理员。
手机端(建议直接在手机端操作,也可将签署链接复制到电脑端操作)
账号申诉不同情况的认证方式限制:
账号申诉成功后,原管理员业务交接需在电脑端操作。
在企业控制台-成员管理页面,在旧管理员账号那一行点击【一键转交】,把合同、模板、印章等转交到新管理员账号。
业务转交之后,再根据实际业务可停用/删除原管理员账号。
(3)解决方式三
如果以上几种方式均无法操作,可选择将合同转交给企业内部有盖章权限的人员进行合同签署。
2. 提示【合同完成状态-当前用户不允许签署操作】,如何处理?
(1)出现该提示原因
该提示说明查看的这份合同已经签署完成。
(2)解决方式
如果需要查看合同内容、签署状态或下载合同等,可以在微信端搜索“上上签查合同”的小程序。登录账号后,就可以查看名下的合同。
注:若账号是成员账号(非主管理员账号),可能没有下载权限,建议联系主管理员进行合同下载或权限分配。
3. 我要变更管理员,怎么处理?
(1)如果原管理员能接收验证码,由企业原管理员账号登录操作
Step1 注册新管理员账号
新管理账号激活(在上上签网站www.bestsign.cn进行注册,点击网站右上角的【登录】-【没有账号,马上注册】- 注册成功后选择【暂不实名,立即体验】)。
Step2 添加新管理员到企业
使用“旧管理员账号”登录,在企业控制台-账户管理-成员管理-添加新成员,将新管理员账号添加至企业里。
Step3 原管理员接收验证码
点击【企业设置】下的更换管理员,再获取验证码
Step4 选择新管理员账号
确认新管理员
确认转交内容,更换完成
*管理员更换完成之后,退出当前账号,登录新管理员账号即可使用
(2)我要变更管理员,如果原管理员账号不能接收验证码
Step1 进入上上签官网www.bestsign.cn,点击右上角的登录,完成新管理员账号注册;
使用“新管理员账号”登录,点击用户中心-账号申诉;
Step2 进入法人手机号认证、法人刷脸认证、授权书认证或对公打款认证,任选一种通过即可完成企业账号申诉。
账号申诉不同情况的认证方式限制:
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