答疑12问:详细解读深交所、证监会允许采用电子签办理业务的发文

来源: 上上签 发布时间: 2022-06-01 发布时间: 2022-06-01 00:00:00

5月初,深圳证券交易所(以下简称“深交所”)发布了《关于支持实体经济若干措施的通知》,通知明确指出“允许采用电子签章办理业务。”

 

5月20日,证监会也发布了《关于进一步发挥资本市场功能 支持受疫情影响严重地区和行业加快恢复发展的通知》,其中明确:“发行人、上市公司、中介机构可以通过电子签章方式提交申报材料、问询回复等相关文件。”

 

详细解读深交所、证监会允许采用电子签办理业务的发文

 

一.企业IPO分几个阶段?

二.企业启动IPO时需要提交哪些资料,是否都需要企业盖章确认?

三.深交所、证监会对企业IPO提交的材料有何要求?如何核验真实性?

四.通常企业提交的IPO申请材料,能否一次性满足要求,还是会被要求重新提交补充?

五.企业提交的纸质材料,深交所如何存档保存?

六.证券交易所对电子签约的认知和接受程度如何?

七.除企业IPO外,证券交易中还有哪些签署场景,这些场景是否接受电子签约?

八.允许采用电子签章办理业务,这是疫情期间的政策还是以后长期有效?哪些场景的文件可以使用电子签章,还是所有都支持?

九.IPO、再融资、并购重组需要哪些文件,是只有其中的“申报文件或信息披露文件”才能使用电子签章吗?

十.使用电子签章的文件最终是否有效,和签约过程也息息相关,什么样的电子签章才认可?是否有相应的要求或签署合规的证明文件?

 

为了解上述问题,我们邀请到了世辉律师事务所合伙人冯博林、张佳羽律师,两位分别基于自身丰富的从业经验做了详细解答。

 

详细解读深交所、证监会允许采用电子签办理业务的发文

 

一.上上签电子签约:企业IPO分为几个阶段?

 

冯博林律师:境内的首次公开发行(“IPO”)主要分以下几部分,首先在上市前需要由中介机构进行上市辅导,上市辅导完成之后会有向证券交易所和中国证券监督管理委员会(“证监会”)正式提交IPO申报材料的过程。

 

在提交申请材料之后,会根据证券交易所和证监会的要求补充申报材料、回复问询等。在注册制的语境下,最后是证券交易所上市委员会的审核,审核通过后完成证监会的注册手续和股票发行上市的流程。整体来看,IPO分为以上这几大部分。

 

详细解读深交所、证监会允许采用电子签办理业务的发文

 

在IPO的这几大阶段中,涉及到一些书面材料的递交,可能最主要是前面IPO辅导阶段、申报阶段以及一些问询跟回复的阶段,这些阶段都会涉及书面资料的提供跟回复。

 

二.上上签电子签约:刚才您提到不同的阶段会提交一些材料,典型的材料有哪些?这些材料是否都需要企业盖章?

 

冯博林律师:在IPO的过程中,关于书面材料的提供,我们可以大体分为三部分:

 

第一部分是底档材料,主要是中介审阅底稿的过程。包括公司日常签署的一些业务合同,工商底档等材料,这些底档材料并非全都需要提交至证监会、交易所,对于其中一些比较重要的合同,需要通过线上系统提交给证券交易所和证监会。

 

其余不通过线上系统提交的文件主要由各中介留档,后续可能需要接受证监会和证券交易所相应的现场核查工作。

 

详细解读深交所、证监会允许采用电子签办理业务的发文

 

第二部分资料是需要向证券交易所和证监会进行申报的材料,比如招股书、公司以及实控人出具的承诺函等,这些材料需要由公司和/或实控人签字和盖章。

 

第三部分是中介机构的法律意见书、审计报告等,会涉及中介机构的签字跟盖章。

 

三.上上签电子签约:刚才提到中介机构,是不是所有企业的IPO基本上都要通过第三方中介提供专业的服务?

 

冯博林律师:没错,一个A股IPO惯常需要有的中介机构包括券商、发行人律师、审计师等等。同时目前境内A股的部分项目可能也会像港股和美股那样,有些券商在一些大项目上也会有自己的券商律师,总体上A股需要很多中介机构来保驾护航。

 

上上签电子签约:这时中介可能也需要在与之相关的文件上签字或者盖章?

 

冯博林律师:这些都是需要的,以法律意见书为例,需要主办律师签字,也需要律所加盖公章。

 

四.上上签电子签约:企业如果找中介机构,双方需要签相应的合作合同或者授权协议。证券交易所是否要看到这些授权文件才能认可中介提交的材料?

 

冯博林律师:中介机构需要跟公司正式签署聘用合同,才能够作为发行人律师、审计师以及券商为公司在IPO过程中提供服务。

 

五、上上签电子签约:刚才提到整个过程涉及很多材料,通常情况下,在提交材料时,是否能够做到一次性提交完善的资料,满足相关机构的监管要求?

 

冯博林律师:在IPO过程中按照监管的要求补交材料以及回复监管提出的一些问题是非常常见的情景,基本上很难有一个企业可以一次性提交IPO资料而不需要后续补交。

 

六.上上签电子签约:在这过程中,提交补交的材料,都需要企业或者对应的中介机构签字盖章确认吗?

 

冯博林律师:没错。另外关于纸质材料保存以及真实性验证的问题,就目前证监会、交易所而言,都已经是无纸化办公,大家会通过线上系统递交材料。

 

关于保证材料真实性主要有两种方式,一是需要企业自身出具一份承诺函,承诺线上递交的扫描件与原件保持一致。

 

另外作为发行人律师,也需要出具一份鉴证报告,以确认上传至证券交易所以及证监会的底稿材料的复印件、扫描件是与原件保持一致的。基本上是通过企业自身加外部中介的确认,以确保上传文件的真实性。

 

详细解读深交所、证监会允许采用电子签办理业务的发文

 

七.上上签电子签约:这种承诺有一定的效率,但是可能从电子签约本身的严谨性来看,可能还缺失一些东西。证券交易所对电子签约目前的认知是怎样的?或者说能接受到什么程度?

 

冯博林律师:我先大概介绍一下目前 IPO的实操,后面张律师可以从电子签约的角度进行补充。

 

我们了解到当前大家可能更多的还是通过传统的线下盖章加线上扫描件上传的方式,这种方式由于不需要第三方机构提供服务,不像电子签名可以通过第三方机构提供服务来保证真实性。

 

疫情之前,可能大家还没有在IPO的过程中普遍应用电子签名的方式,这次疫情之后,包括上交所、深交所、证监会陆续发布政策予以支持,我理解这可能会是未来的一个趋势,但具体未来证监会和交易所如何落地电子签名,从技术层面还要看电子签名的方式与监管的整个系统如何对接,以及具体的落地方案。

 

八.上上签电子签约:目前的方式是先线下盖章,然后再扫描上传,线下盖章的纸质合同原件企业是否还需要再交给证监会、交易所?

 

冯博林律师:按照目前IPO的实操,证券交易所和证监会已经实现了无纸化办公,纸质合同的原件不需要给到证券交易所和证监会,原件主要是会留存在中介机构,未来证监会、证券交易所可能会通过现场核查来进行抽查和验证。

 

详细解读深交所、证监会允许采用电子签办理业务的发文

 

九.上上签电子签约:在整个证券交易过程中,不仅是IPO环节,还有哪些场景用到签字或盖章?

 

冯博林律师:IPO在企业的发展和融资的过程来说,只是其中的一个阶段。其实从企业设立开始到融资上市,包括上市之后的定向增发、收购,都会涉及电子化签约。包括现在上海跟北京受疫情影响,很多除了IPO之外的私募投融资交易的合同签署以及投资的交割,都会面临无法签字和盖章的问题。

 

例如在上海,部分案件因为公章放在办公室,或者公章和授权签字人不在一起,面临签字难的问题。这种情况下如果还是按照传统线下盖章再扫描的方式,很多交易有可能会延误。

 

详细解读深交所、证监会允许采用电子签办理业务的发文

 

上上签电子签约:据我们了解,现在有些客户已经在董事会决议等场景采用电子签,尤其是受疫情影响无法现场签署。还有一些客户为了应对IPO审计,在供应商、经销商等场景上线了电子签。

 

其中有客户提到“因为现在即将上市,所以对于经销商和供应商的一些对账单,有一定的要求。”以前客户的销售和经销商签署纸质合同,有时没有合同也可以发货和回款。但是IPO要求每一笔回款都必须有对应的业务合同,在审计过程中,公司也发现了少数经销商没有签署合同,签约不合规直接影响到IPO进程。

 

因此客户的业务和管理层对于推动经销商来往单据的电子化有着强烈的意愿及需求,于是决心上线电子签约,借助电子签约精确追踪每一笔业务的签约情况。现在我们已经帮助客户完成了3000多家经销商的实名认证。

 

详细解读深交所、证监会允许采用电子签办理业务的发文

 

与之相似的还有另一家企业,之前都是通过经销商系统下订单,届时会有相应的对账单,但是没有盖章。供应商也是这种情况,会与供应商签署框架合同,对账单也仅仅是走一个形式,现在为了满足IPO的合规监管要求,客户想在对账单部分实现电子签约。

 

前面两家客户是为了保证IPO的监管合规有了签约线上化的需求,还有的客户上线电子签约的出发点是为了释放人力,节省时间。只不过后来正好有了IPO计划,在这当中负责人发现因为上市要求财务透明,电子签约的合规极大方便了审计工作。

 

十.上上签电子签约:目前来看,这次深交所、证监会发布认可电子签章的通知是疫情期间特殊的临时举措,还是有可能以此为契机推进电子签约进入证交所的交易环节中?

 

冯博林律师:首先确实是疫情期间才出现这样新的政策,关于政策未来的运行情况还有待考量。因为证监会跟交易所还担负一部分类似于审核和对公开的市场股民负责的职责,他们可能会从保证效率和公平两个方向进行权衡。

 

但从目前的情况来看,电子签约未来会是一种趋势,但在后续落地过程中,可能也会考虑要求电子签的服务机构必须具有相应的资质,类似于通过一些管控手段在效率跟公平之间选取平衡点。

 

其实从一些中国境内A股IPO的其他制度落实过程来看,每一项制度都需要通过实操逐步落地。

 

关于电子合同的有效性,可以请张佳羽律师从司法实践的角度来介绍。

 

张佳羽律师:关于电子签名的有效性,从证监会、交易所的角度,他们在很大程度上依赖律师对文件出具的法律意见。从律师的角度,这个问题就会转换为一旦产生争议,电子签名的有效性最终是否能够得到法院或者仲裁机构的认可,因此可以说司法实践中法院对电子签名有效性的审查方式和角度应当被重视和重点参考。

 

通常法院会分以下三部分去分析和解决这个问题。

 

首先,要看合同是否是一个适合用电子签名来订立的合同形式。

 

根据现行的法律,只要不属于法律规定的不适用电子签名订立的形式:即涉及婚姻、收养、继承等人身关系的;涉及停止供水、供热、供气、供电等公用事业服务的; 法律、行政法规规定的不适用电子文书的其他情形。一般都属于可以采用电子签名订立的。

 

另外还要特别注意一个问题:合同当中是否特别明确约定了是可以采用电子签名这样一种形式。我们看到司法实践中目前比较常见的情况是只要是合同中没有明确禁止采用电子签名的形式,实际当中如果大家双方又都使用了电子签名,一般法院会倾向于认为实际上当事人已经同意使用电子签名了。

 

详细解读深交所、证监会允许采用电子签办理业务的发文

 

当然如果企业能够在日常的合同管理过程中,事先甄别这些风险点,在合同当中明确约定可以使用电子签名,是可以进一步降低风险的。

 

第二点比较重要的是判断合同原件的问题,也就是如何判断我们展示的数据电文为原始数据电文。

 

根据2020年施行的《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》(“民诉证据新规”)第十五条第二款之规定,电子数据的制作者制作的与原件一致的副本,或者直接来源于电子数据的打印件或其他可以显示、识别的输出介质,视为电子数据的原件。这一规定大大降低了当事人的举证难度并提高了法院审查证据原件的效率。

 

详细解读深交所、证监会允许采用电子签办理业务的发文

 

实践中比较常见的证据材料形式是由保存电子数据的第三方平台公司提供证明,证明当事人提交的文件是从其服务器当中直接调取和打印的,这样就能够比较高效地解决核查原件的问题。

 

第三点是最为实质,也是现实当中最为困难的问题,就是要根据《电子签名法》第十三条的规定来判断电子签名可靠性的4个要件。比如是否属于电子签名人所专有,是不是仅由其控制,签署后的电子签名、数据电文内容和形式是否具有不可更改性。

 

实践中,由于电子签名的有效性、可靠性问题往往涉及身份验证、核验以及时间戳、哈希值校验等诸多较为复杂的技术问题,传统法院在相关方面的专业知识和经验都相对有限,因此,对于主张电子签名有效的一方而言,较为有效的举证方式一般是提供由第三方数据平台公司出具的鉴证报告,以证明相关身份、注册验证核验,并且结合时间戳、哈希值校验等方式来验证电子签名、数据电文内容和形式的不可更改性。

 

应该说有第三方电子数据平台的鉴证报告,虽然并不是法律规定的判断电子签名有效性的必要前提条件,但对于整个电子签名有效性的论证过程,能够起到增信作用。

 

详细解读深交所、证监会允许采用电子签办理业务的发文

 

十一.上上签电子签约:如果站在第三方中介机构或者律所的角度看,对于一些偏常规性的文件或者合同,非重大合同,大家对于电子合同的接受程度是怎样的?

 

张佳羽律师:可以从企业日常经营中管理合同的角度看这个问题,其实企业在日常有很多工作可以做,包括在前期制定合同签订流程的过程当中,就可以引入专业律师,来协助企业与第三方电子签约平台进行对接和整体把关,从而制定适合企业商业模式、业务流程、管理制度的电子签名应用方案和签约流程。

 

比如要充分考虑到企业所处的行业和具体签约场景,是否处于强监管的领域,相关业务是To B还是To C业务等因素。因为后续如果产生纠纷的,那么根据目前司法实践中大量的案件经验来看,合同内容、交易对象、交易场景等的不同,对于双方举证义务,包括证明电子签名有效性的难易程度都会产生不同程度的影响。

 

详细解读深交所、证监会允许采用电子签办理业务的发文

 

如果企业能够将前期的签约注意事项和其本身的运营管理做良好的匹配,同时做好存储、备份以及留痕、回溯机制,这样就能够把风险防范做在更早的环节,那么相信在有了这样基础的前提下,在IPO的过程当中,能够帮助律师比较高效地出具相关的法律意见。点击这里,免费领取电子合同>>>

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