【Q&A】HR绕不开的18个常见电子签约问题

来源: 上上签 发布时间: 2022-06-15 发布时间: 2022-06-15 16:48:39

从2019-2022,近三年的时间里HR们围绕电子合同展开的讨论明显增多,话题也愈发深入。已经从初期的“电子签约是否安全合规”延伸至“围绕业务痛点和流程抛出一个又一个聚焦且细节的问题”。

 

我们将其中比较常见的18个问题做了概括答疑,希望能帮助大家更好地了解认识电子签约,如果你想就某个问题与我们深入交流,可以在文末留言或通过文末联系方式联系我们。

 

1、电子签在人力资源领域有哪些常见的应用场景?

 

上上签电子签约:通常在员工入转调离各个阶段都可以应用,具体如下:

 

入职前:面试通知函、入职信息登记表、录用通知函、背调协议等;

 

入职中:劳动合同、保密协议、竞业条款、员工手册、入职履历表等;

 

在职阶段:在职证明、居住证明开具、收入证明、异动申请单、人事变更确认单、改签/续签合同、绩效表格等;

 

离职阶段:离职申请、交接清单、离职证明、劳动关系解除协议书等;

 

还包括疫情期间的特殊应用,比如疫情防控承诺书、企业复工证明、个人健康确认单、居家医学观察告知书等。

 

HR绕不开的18个常见电子签约问题

 

2、在人力资源场景的实现方式通常是怎样的,以及与线上流程、HR系统之间的关系如何?

 

上上签电子签约:电子签约平台通常支持和企业内部的核心人事系统通过标准API接口进行集成打通,在不改变原有入转调离流程的情况下,HR可以在核心人事系统发起电子合同给到员工签署通知,双方签署完成后,系统可以实时下载同步。

 

目前我们支持与市面上常见的核心人事系统对接,诸如SuccessFactors 、Workday、北森、Moka、盖雅等。另外如果企业在相关系统建设上还不够完善,也可以独立使用上上签的签约平台完成签署工作。

 

HR绕不开的18个常见电子签约问题

 

3、面对候选人放弃入职的情况,如何设计流程比较合适?

 

上上签电子签约:通常分两种情况,一种是候选人只是收到了合同签署通知,并没有签署,HR可以直接撤销;另外一种是候选人已经签署完成,并且公司也加盖了印章,这时需要发起合同作废流程。

 

作废声明自动与合同关联,作废声明经原合同全部当事人签署完成后,原合同即被标记“作废”。

 

即使原合同被错误提供给人社局或银行等第三方机构,也无需担心,机构可在线扫描合同右下角的二维码,快速查验合同处于“已失效状态”。

 

HR绕不开的18个常见电子签约问题

 

4、电子合同、电子签、电子章、电子档案是否可以拉通?

 

上上签电子签约:电子合同、电子签、电子章是大家不同的叫法,其本质都是按照《电子签名法》的法律法规要求,通过密码技术对电子文档的电子形式的签名。

 

HR绕不开的18个常见电子签约问题

 

比如我们平常所说的劳动合同、员工手册、保密协议、在职证明、收入证明、离职证明等等,都可以实现线上电子签署。

 

随着企业人力资源信息化建设的完善,公司一般拥有很多HR系统,如招聘系统、核心人事系统、内部OA等,员工在入、转、调、离各环节的各类单据,均可以实现电子签。上上签电子签约可以提供签前、签中、签后全生命周期的合同管理。通过API接口的形式,与现有的HR系统、电子档案系统等进行打通,实现员工全生命周期过程中签署的相关电子文档的统一存储与管理。

 

电子档案系统通常支持批量导入,或者接口集成方式即可从相关业务系统自动收集人事档案。后续相关的员工档案查询、借阅、销毁等都全程电子化。

 

5、关于电子签约的部署,SaaS云部署、本地部署如何选择?

 

上上签电子签约:首先电子签约没有绝对的本地化,按照《电子签名法》的要求,需要对所有的签约主体进行实名认证、申请数字证书,签名文件要包括签署的时间戳信息,以及签约的全过程要保证法律合规,证据链完整、可追溯。这些都需要与权威的机构进行外网的连接,如实名认证机构、CA机构、国家授时中心、公证处等。

 

完全本地化,会存在法律瑕疵,发生纠纷后,很难自证清白,所以更推荐云部署的SaaS服务商。同时,相比较本地化部署,云部署在部署方式上更加轻量,即开即用,无需单独采购服务器硬件,也省去了运维的成本。

 

HR绕不开的18个常见电子签约问题

 

电子签约连接的是企业和企业、企业和个人、个人和个人,采用传统本地部署也很难实现互连互通。

 

对于HR场景,特别是疫情,上上签作为电子签约SaaS服务商所提供的电子签约平台,可以即开即用,满足快速上线的需求。

 

更多签约故事请见→疫起「签」守,解锁春天

 

6、国内各省市劳动法规是否已经全部接纳电子签约?

 

上上签电子签约:疫情以来,国家陆续出台了多个政策,鼓励用人单位签署电子劳动合同。

 

2020年3月,人社部就发布了 《人力资源社会保障部办公厅关于订立电子劳动合同有关问题的函》,说明了用人单位可与劳动者协商一致订立电子劳动合同。采用电子形式订立劳动合同,应当使用符合电子签名法等法律法规规定的可视为书面形式的数据电文和可靠的电子签名。

 

2021年7月,人社部发布《电子劳动合同订立指引》,指出各地要加大《电子劳动合同订立指引》的宣传力度,指导有订立电子劳动合同意愿的用人单位和劳动者,参照《电子劳动合同订立指引》协商一致订立电子劳动合同,确保电子劳动合同真实、完整、准确、不被篡改。

 

政策详细解读请见→6大视角深度解读《电子劳动合同订立指引》

 

据了解,除少数偏远地区,全国各地都有在使用签署电子劳动合同的应用。从法律实践看,劳动法规各地是可以接纳的。

 

HR绕不开的18个常见电子签约问题

 

7、电子签应用于银行收入证明,产品是否会有模板库供客户选择,还是需要自行汇总整理证明模板?

 

上上签电子签约:电子签应用于银行收入证明场景中,由于各地区、各银行对于收入证明内容要求各异,并且证明材料内容也在随时更新,很难提供统一通用模板满足各类申请要求,因此目前产品不会提供模板库供用户选择,需要客户各自进行汇总当地银行模板库,或者由申请员工向银行确认证明内容后提供。

 

8、电子签功能与《个人信息保护法》是否存在政策冲突?

 

上上签电子签约:电子签功能与《个人信息保护法》不存在政策冲突,首先电子签功能是基于电子签名技术以电子合同为载体,在线上达成合约的一种方式,与线下签署合同一样。《个人信息保护法》是为了保障个人信息不会被系统过度采集和过度应用。

 

由于《电子签名法》中规定电子签约需要由相关认证机构颁发带有签约方信息的数字证书,因此在采用电子签约前,对于签约方的个人信息采集流程是否规范,采集目的是否告知,应用范围是否明确,信息管理和保密是否安全,才是电子签约平台依据《个人信息保护法》需要进行流程规范之处。

 

HR绕不开的18个常见电子签约问题

 

上上签电子签约平台满足《个人信息保护法》相关要求,遵循最小必要原则,仅采集电子签约所需信息,并遵循相关合规要求,加密存储,未经用户同意不会用作他途,在支持电子签约顺利进行的同时,保护用户隐私信息。

 

政策详细解读请见→【干货】《个人信息保护法》下,HR关心的答疑都在这里

 

9、电子签章和电子合同在共享服务中心的成功应用举例?

 

上上签电子签约:上上签服务过将电子合同应用于共享服务中心的客户有贝壳找房、美团、理想汽车、世茂、达能等企业。其中理想汽车作为造车新势力企业,随着近几年新能源汽车的火热,在2021年初业务增长速度很快,企业人员不断增加并遍及全国各地,人力资源面临着招聘、培训等管理压力。HR要支撑几千人的入转调离,需要复印合同,填写合同,准备入职材料,全国邮寄快递,还不能保证寄到外地的文件是否都能收回,以及文件签署是否有效。

 

HR绕不开的18个常见电子签约问题

 

因此理想共享服务中心在进行信息化建设时引入上上签作为电子签约解决方案提供商,总部HRSSC团队支持全国员工入转调离等流程中相关合同的签署。在完成签约线上化的同时实现了人事流程线上的自动化闭环,通过技术赋能团队运营。

 

更多HRSSC应用案例请见→外企HRSSC采访纪实:战略转型下的电子签约引入历程

 

10、判断电子签有效的依据是什么,法律效力如何?

 

上上签电子签约:《民法典》规定电子合同也是书面合同的一种,电子签的法律依据来源于《中华人民共和国电子签名法》,该法第十三、十四条规定:可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力。

 

《劳动合同法》要求用人单位与劳动者签订书面劳动合同。2020年3月,国家人社部印发《人力资源社会保障部办公厅关于订立电子劳动合同有关问题的函》,文件明确:用人单位与劳动者协商一致,可以采用电子形式订立书面劳动合同。

 

上上签在服务客户的业务实践中,有客户与劳动者实际发生劳动纠纷,经劳动仲裁胜诉后,劳动者申请法院诉讼,客户胜诉且法院明确认可上上签的电子劳动合同的判例。

 

举例:(2018)桂0924民初1193号;(2018)赣0902民初5080号;(2018)云0402民初4215号;(2018)渝0112民初22139号;(2019)川0107民初1302号。

 

11、电子签约的信息保密以及文件的存储和备份如何做?数据丢失是否可以恢复?

 

上上签电子签约:安全确实是电子签约平台的生命线,因此我们打造了最高安全等级——金融级的安全系统。其中包括:

 

(1)上上签的系统部署在最高安全级别(等保4级)的金融云数据中心;客户的合同数据一文一密加密存储,并且是AES256的军事级加密手段;我们还部署了银行堡垒机进行内部安全审计。这些举措,都确保了客户合同不会外泄。系统参考金融级别应用部署两地三中心,同城双活、异地容灾,确保数据存储的安全性。

 

(2)在安全的资质上,上上签拥有6大安全体系认证。在满足国内的安全要求后,又以国际的标准来完善和强化我们的安全体系。包括公安部等保2.0、工信部可信云、工信部云服务能力认证、ISO27001信息安全管理体系认证、ISO27018用户隐私保护认证、38505数据治理安全认证等。

 

在上上签的客户中,对安全要求较为严苛的通常为银行和外企客户。我们在多个项目中,经过了他们的安全评估和认可。比如汇丰银行在选择电子签约供应商时,其安全团队在我们总部驻场两周,在现场考察我们的安全措施,前后历时半年完成108项安全审核,上上签最终全部满足,达成合作。

 

世界500强企业赛诺菲也曾邀请国际独立的第三方专业安全厂商CyberVadis对上上签电子签约进行安全测试,结果显示上上签获得他们的历史最高分912(满分1000分,高于850分就被归类为最高等级的成熟系统)。最终成为其测评分数最高的供应商。

 

HR绕不开的18个常见电子签约问题

 

上上签电子签约还接受了客户世界500强BP(英国石油)安排的第三方专业审计机构安永的安全审计,审计结果显示无中高风险项目,完全满足BP安全审计要求。目前,德意志银行、J.P.Morgan、建设银行、民生银行、光大银行、广发银行等超过50家大型银行已经选择了上上签电子签约。

 

12、电子签约的成本与降本增效之间的性价比如何衡量?

 

上上签电子签约:每个客户的现状、需求不一样,电子签约系统的ROI取决于客户的实际情况。

 

一般与纸质签约相比,使用电子签约能够缩短平均签约周期95%(纸质合同平均签约周期3天缩短到电子合同平均签约周期3分钟),降低签约成本60%(快递费)。电子签约作为现代商业交易的基础设施,企业内外部推行电子签约,不仅仅是简单的将纸质合同变成电子合同,更是对其业务创新与管理经营的一次数字化变革。

 

2019年世茂集团引入上上签电子签约,应用在员工入职、续签、调动等场景。据世茂人力行政平台统计,引入电子签约后,员工签署时间由平均20分钟缩短至5分钟,签署的纸质文件数量减少约70%,HR部门全年人力成本节约3000+小时,HR协同效率、员工体验和绿色可持续等方面都取得了显著成效。

 

HR绕不开的18个常见电子签约问题

 

13、主流厂商移动端的使用体验如何,身份验证是否便捷?

 

上上签电子签约:上上签支持用户在多平台多终端进行实名和签署,如PC网页、手机网页、APP、微信(公众号、小程序)等。

 

HR绕不开的18个常见电子签约问题

 

上上签支持相对方个人/企业的实名认证,提供多种认证方式,供相对方灵活选择。针对实名认证过程出现操作问题,由专门的400服务热线及在线客服人员提供技术指导服务。同时,支持由企业配置指定相对方采用其中1种或多种组合方式完成实名认证。

 

HR绕不开的18个常见电子签约问题

 

中国新能源汽车制造商评价电子签约:“很多员工反馈从来没见过如此高效的入职,有助于提升一线员工的认同感,降低流失率”。

 

14、使用电子签约后,如何保证员工及时收到电子签约信息?

 

上上签电子签约:上上签拥有自有消息通道,如短信、邮件、微信公众号、小程序等,可用于传送电子合同的签署通知。

 

同时,签署通知中的签署链接,可通过上上签接口获取,再由内部OA,如企微、钉钉、飞书等对员工进行发送触达。

 

HR绕不开的18个常见电子签约问题

 

一旦通过上上签生成并发出的合同,都有详细的签署状态记录,不仅记录了员工是否签署,甚至员工是否点开过链接、是否阅读过电子合同都有记录。HR可通过合同的签约状态进行跟催,通过上上签平台手动发送提醒。

 

同时,签署链接可以自定义签约截止时间(即链接失效时间),通过后台配置,可对即将截止签约的合同通过系统发送自动提醒到HR和员工。

 

15、电子签约是否可以与社保公积金个税系统连接?

 

上上签电子签约:上上签开放标准API接口,技术上可与任何第三方系统进行集成。

 

2021年6月杭州人社网签电子劳动合同平台(简称“杭云签”)首创政企合作新模式,通过与上上签为代表的电子签名服务商开展技术合作,加速杭州电子劳动合同普及。

 

除此之外,上上签还与河南省人力资源开发中心、江苏就业指导中心等政府部门、公共服务机构合作,助力国民数字就业。

 

16、一方使用电子签签署合同,另一方需打印纸质合同进行物理盖章,这类场景如何运转,双方完成签署之后的有效性如何?

 

上上签电子签约:这种方式是可以实现。根据《电子签名法》,甲方在合同上电子签章后,乙方打印出的合同纸质文件是属于复印件。乙方在打印的合同纸质文件上签章的,等同于乙方认可该合同的内容。

 

甲方签署环节遵循《电子签名法》,乙方获取到甲方单方电子盖章的合同原件打印出来,线下盖章并邮寄给甲方,遵循传统线下盖章的法规要求。同时双方都获得了电子签章文件和线下盖章文件的原件,在存证上也属于完整的闭环。因此这种方式相当于将两种合法合规的手段组合应用。

 

目前已经有企业在应用这种组合的方式来签署合同,我们建议用户在合同条款中补充相关说明,例如:

 

“甲、乙双方或其中任意一方在已进行有效电子签名的电子合同复印件或扫描件上盖章的亦属于有效签章。一方在合同上使用可靠的电子签名(电子印章),而另一方没有使用电子签名而是将已使用电子签名的合同打印为纸质合同后线下再在合同签署处盖传统公章的盖章行为视为双方已签章完毕。双方均认可上述签署方式和所签订的合同法律效力。”

 

但是如果有一方使用电子合同,我们推荐双方均通过电子章的形式去签署合同,这种方式签署完成的证据可以作为证据链完整的保存,以及后续可以用于诉讼,这种方式是没有法律瑕疵和合规问题的。

 

综上,一方使用电子签签署合同,另一方需打印纸质合同进行物理盖章,是可以实现的,目前的法律理论可以支撑。

 

但是目前没有这方面的法律案例指导,所以我们还是建议双方均通过电子签约方式去签署,如果确实有其他无法克服的限制因素,可以采用这种折中方式。

 

17、三、四线城市下县级城市,电子签约的应用情况及当地政策支持度如何?

 

上上签电子签约:我国的《民法典》以及《电子签名法》等已经奠定了电子合同的法律基础,此外除了法律层面外,国家人力资源社会保障部办公厅也出台了诸多政策文件推进和支持电子合同,例如《关于订立电子劳动合同有关问题的函》、《电子劳动合同订立指引》等。

 

此外上上签于2021年也曾书面咨询、沟通多地地方政府(人社厅/局、信访局)。目前已收到全国所有省份内超过267个地方政府的官方回复,均表示认可电子劳动合同。同时在上上签已有的1000多起司法判例中,已经出现诸多三四县及县级城市,其中不乏云、贵、青等西部地区,均被法院认定电子合同有效。

 

HR绕不开的18个常见电子签约问题

 

综上,目前电子合同拥有底层的法律基础保障以及充分政策支持,因此无论在何地,电子合同的都是合法合规的并被司法机构充分认可的。

 

考虑到我国各地经济发展不均衡的现状,在人为的主观认识上,电子签约的普及程度有所差异,部分落后地区可能需要一定时间的发展、教育和科普,员工才能对电子合同有科学正确的认识。但是在法律和政策层面电子签约的应用和推广不存在任何障碍。

 

18、当前电子签针对外籍或者港澳台员工的合同签署,是否有对应的解决方案?

 

上上签电子签约:上上签有对应的解决方案,同时该方案已经在很多跨国企业和涉外企业中广泛应用。

 

根据《电子签名法》第十三条,电子签名制作数据用于电子签名时,属于电子签名人专有,换言之,无论国内员工或外籍员工,都需要进行主体身份的校验和确认,也就是电子签约流程中的实名认证。

 

对于大陆人士,上上签对接了多个权威数据源进行信息的校验,可以实现流程自动化。

 

而对于外籍或者港澳台员工,如果其身份信息在国内的权威数据源有留存,例如其拥有出入境管理局颁发的港澳居民往来内地通行证、台湾居民往来内地通行证;大陆公安局颁发的港澳居民居住证、台湾居民居住证;在大陆银行实名办理的银行卡。就可以与上上签接入的权威数据源进行自动比对,完成实名认证。

 

HR绕不开的18个常见电子签约问题

 

如果员工为外籍且没有大陆银行的银行卡,此情况下,我国的权威数据源中是不存在其信息的,此时就必须进行人工审核,我们会要求该员工上传其本国护照,同时手持本人护照进行拍照,留存相应声明文件,并通过人工的方式进行审核,审核通过之后就可以像大陆员工一样签署电子合同。

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