电子签约下一站:细微之处,解决业务线上化卡点问题

上上签 2022-08-29 发布时间: 2022-08-29 15:08:52
电子签约
无纸化
纸质-电子

如今,企业间的合作采用电子签似乎已经成为常态,随着电子签约应用场景的丰富和扩展,签约人员的角色也随之多样复杂。以前可能只是HR在使用,现在法务、财务等人群也被纳入了线上签约的网络。纵横交织下,如何顺利地借助电子签约,实现业务的线上化是企业关心的问题。

 

然而“签约线上化”的前提是做好业务流程梳理,上上签在服务众多企业客户时发现,每家企业都有其独特面,随着客户量的增加,我们对相关场景的洞察也愈发深刻。这当中有哪些环节的哪些节点值得我们注意?细节见真知,让我们一一展开。

 

阶段:文件发送前卡点  

 

一、已知合作的签约企业,不清楚具体盖章人

 

业务往来时,发件方企业若不能准确获知收件方企业“实际盖章人的收件账号”,文件就无法通过短信/邮箱等线上方式进行投送。具体分为两种情况:

 

1. 发件方只知道需要某企业完成盖章,却无法提前获知该企业的实际盖章人员

 

如物流发货场景:在生成待签署的签收单后,由于发件方不清楚合作方企业具体的收货人详情,无法指定签收人。

 

2. 发件方企业与信任的合作方发生合作,为缩短合同签署流程,只要合作方顺利完成盖章即可,不关心其具体盖章人员。合作方的对接人确认合同无误后,自己内部寻找印章管理员签署

 

如供应链场景:尤其在经销业务中,核心企业通常不会维护经销商业务人员的联系方式,只将待签署文件发送给经销商企业,再由经销商内部人员核对文件,申请本企业印章管理员完成企业签署。

 

「减少企业对合作方签收信息的维护工作,快速连通签约相对方,成为上上签为企业客户提供便利的前沿性服务内容。」

 

为此,上上签推出【前台代收】方案,解决发件方对合作方账号管理困扰,方便合作方内部建立业务对接机制。

 

成效:无需顾虑合作方账号问题,文件认领可控

 

企业在发送待签署文件时,只需添加合作方企业的名称即可成功发出。上上签系统作为支撑平台,自动将此文件置于合作方企业认领人员的文件列表中。当多人有认领权限时,只需一人认领即可,他人无需重复认领。

 

作为合作方企业,在管理页面可自主设置允许认领的人员群体,形成备份机制。若群体中有人休假或不在岗,可由群体内其他人员认领完成合同签署。

 

电子签约下一站:细微之处,解决业务线上化卡点问题

 

二、签约时长影响业务资源总调度

 

在签署一份文件时,为了不让签约影响后续业务的开展,企业通常会设置签署截止日期,也就是明确deadline。对签署时间有严格要求的场景有以下几种:

 

1. 人事场景:若员工拖延签署时间,一旦签署逾期,HR需要重新发起,增加重复工作量。

 

2. 能源行业:商品交易对时间非常敏感,1小时内价格可能就会发生巨大变化,经常需要保证买方/卖方在精准的30分钟内完成签署。

 

3. 地产行业:买房/租房者需要在锁定房源的30分钟就要完成签署,否则房源会被释放。

 

以上为双方签约,还有一种是涉及多个签约方,这时仅靠控制总时长很难保障签署的顺利完成。因为一旦有一方迟迟未签,留给后续几方的签署时间会大大缩短。

 

「如何科学管理签约方在特定时间内完成签署,保障业务各环节顺利进行,成为上上签为企业客户规划签约流程的一项重要内容。」

 

为此上上签推出【控制单方签约时效】方案,精准管理各方签约。

 

成效:时间精细至分钟,保障各方顺利签约

 

企业在配置签约方时,可以为每一方单独设置签署时效,灵活配置N天、N小时、N分钟。尤其在对签署时效要求严格的场景下,可精细至分钟级别,保障资源的有效利用。

 

电子签约下一站:细微之处,解决业务线上化卡点问题

 

 

阶段:文件流转中卡点  

 

三、签约逾期导致源文件失效,重复操作影响业务效率

 

尽管有签约时效和多次提醒通知的“约束”,但不乏仍有一些人因为某些原因未能在规定时间内完成签署,导致源文件失效。发件员需要撤回重发,审批员则要重复审批。

如人事场景:HR在员工集中入职时批量发送合同,但部分员工因个人原因未在有限时间内完成签署。HR需要重新操作该部分员工的文件,重复工作降低了业务效率。

 

针对类似卡点问题,上上签推出【延长签约截止时间】方案,源文件可按照既有流程重新流转。

 

成效:签约逾期无需重发,原有流程得以维继

 

发件方收到逾期提醒或者按照“签署状态”搜索到逾期未签的文件后,可在单独文件(合同、协议、单据...)的详情页中将“逾期未签”状态修改,变更为“签署中”。

 

若需要修改大量文件,可在文件管理列表中批量选择逾期的文件,继而一键选择“逾期后延期”。状态一旦修改,文件的“截止签约时间”可自动延长7天。同时,上上签系统可自动提醒未签人员及时完成文件签署。

 

电子签约下一站:细微之处,解决业务线上化卡点问题

 

四、签署方信息补充有误,全盘撤回影响签约体验

 

发出的合同涉及多方签约时,过程中难免发生某一方签署不合规的情况。常见问题有:

 

1. 采购/经销等供应链场景:合作方企业的印章图片不规范,错误使用印章图片。

 

2. 人事场景:员工需要填写的信息有10+处,HR发现仅有1处地址填写错误,或者仅有手写签名签署不清晰;

 

发件方对签署内容、印章/签名有严格要求,若发生签署错误,需全盘撤销重签。使得已正确签署的签约方不得不重走流程,不仅影响业务的整体进度,也会给各签约方带来不好的体验。

 

针对类似卡点问题,上上签推出【驳回重签】方案,准确定位驳回内容。

 

成效:「驳回」范围可控,「重签」内容更精准

 

发件方若发现某一签署方的信息有误,可针对性选择需要驳回重签的某一字段或签名/印章,并通过弹窗的形式提示“驳回原因”。

 

相应的签署人收到驳回重签短信/邮箱通知,通过签约须知了解原因后,可立即重新填写被驳回内容。

 

1. 人事场景:HR在审核员工家庭住址时发现信息填写有误,可一键驳回该字段。员工收到驳回通知后,仅需重新补充住址即可。

 

2. 经销场景:企业发现经销商的印章上传不清晰,可一键将印章驳回。经销商收到驳回通知,继续上传清晰的印章重新完成签署。

 

电子签约下一站:细微之处,解决业务线上化卡点问题

 

驳回重签相比纸质签署而言,极大缩短了双方沟通时间,方便签署方修改更新信息。同时也减少了对其他签约方的影响。

 

五、签署在即,签署人不在岗,业务停滞

 

1. 金融场景:一些金融场景涉及独立董事的确认签字。发件方发起签约前,已确认好签字人,但签字人因个人原因,如休假无法完成签署,导致流程中断。

 

2. 物流场景:发货前已确定货物签收人,但实际收货时,签收人变更,签收单无法签署确认。

 

诸如以上情况,接收方人员变更的事件偶有发生。作为电子签约服务商,需要有专业的业务支撑能力预判企业可能遇到的问题,以此优化产品保障签约流程有序开展。

 

针对类似卡点问题,上上签推出【变更签署人】方案,不再受制于签收人的中途更迭。

 

成效:一键「变更签署人」,有效管控签约进度

 

当遇到签收人无法按时签署时,在满足业务合规的情况下,发件企业可在合同详情页中变更原签收人的姓名、联系方式(以及身份证号),补充新的签收人信息。新的签收人即刻收到提醒,完成签署。

 

电子签约下一站:细微之处,解决业务线上化卡点问题

 

六、计划推广电子签,不清楚合作方的接受程度

 

企业在引入电子签之前,如果打算将其用在B端场景,最大的顾虑是“合作方是否接受认可电子签约”。

 

比如在企业入驻场景,连锁商超与入驻的大型品牌商合作时,或者在供应链场景,大型企业之间购销合作时,合作双方自主性强,所有对接行为均需按照本企业内部的规程执行。

 

若计划启用电子签的企业无法提前大批量调研合作方意愿,如何顺利开展电子签?为减少发件方推行电子签的阻碍,方便其合作方按照本企业意愿自选签署方式:

上上签推出【电子-纸质签约通道无缝衔接】方案。打算启用电子签的企业无需花大量时间调研摸排合作方意愿。

 

成效:合作方可自由选择「电子-纸质」签约通道

 

发件方企业可根据业务形式,把控是否允许合作方自主选择电子或者纸质方式签署。以下三种模式可供选择:

 

1. 自由选择模式:若企业希望由合作方选择采用电子签还是纸质签,可在模板中设置 “自由选择”模式。

 

2. 单独配置纸质签模式:若企业希望尽最大可能推动电子签,但又无法预判全部合作方是否接受,可设置“单独配置纸质签”模式。在获知合作方明确拒绝电子签后,再单独修改此合同为纸质方式签署。

 

3. 必须纸质签署模式:若企业认为本批次发至合作方的文件不适合采用电子签,仅希望上上签平台作为一个传送通道,方便对方在此通道中下载待签署文件,可设置“必须纸质签署”模式。

 

电子签约下一站:细微之处,解决业务线上化卡点问题

 

在允许合作方采用纸质签署的情况下

 

合作方收到提醒短信/邮件后,可在弹窗中下载文件,并查看发件方预留的收件地址信息。按照原纸质方式将文件打印并签署后寄回发件方。

 

发件方作为最后一方签署,签署完成后,可在弹窗中将扫描件上传,上上签系统自动将其与源文件关联,企业查找/管理文件更方便。

 

结语

 

伴随着各行各业以及不同场景的使用,如今的上上签电子签约已经脱离开“纸质-电子”形式转变的初级阶段,晋升至“业务流+签约流=业务线上化”的精细化运营阶段。

 

深耕在其中,我们深知电子签是一个“小切口,大天地”的产品,随着企业业务的日渐拓展,比拼的是基于业务而设计的签约流程和体验。而这从何而来?广泛且优质的客户是电子签约厂商优化产品服务的基础。

 

如今,上上签电子签约平台已服务超过150家500强企业,覆盖零售、制造、医药、汽车、金融、地产、政务等多行业,涉及入驻加盟、购销、物流、财务、租赁、投资、借贷、开户、审计、企业内部文件等场景。我们在专注于服务客户的同时,也从大家身上汲取了先进科学的管理经验,并将其沉淀内化于产品中。希望点点微光能照亮前路,让企业签约变得更简单。

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