人事场景5大功能升级,让签约“跑”起来

来源: 上上签 发布时间: 2022-03-07 发布时间: 2022-03-07 17:15:58

近两年,HRSSC以一种平台化的服务模式对企业管理进行了重塑,电子合同作为其引入企业的一项创新技术支撑越来越多HR实现了工作的线上化。然而这还只是迈出了签约线上化的第一步,后续随着业务管理宽度的拓展,需要HR支持处理的签约场景会更加复杂多样。点击这里,免费领取电子合同>>>

 

具体表现在入转调离等环节都会有哪些细分问题?本次我们对人事场景的5大功能做了升级。

 

一、员工入职,如何确保合同中的员工信息准确无误?

 

对HR来说,人员信息的管理是需要持续维护的工作,如果没有系统支撑,仅依靠手工等线下方式,将在规范性、准确性和效率方面遇到诸多挑战:

 

1、招聘阶段:已采集过信息,确认录用后,需让员工对之前的信息进行补充、修改,但限于缺乏线上直接采集渠道,员工手工填写,HR再手工录入,费时费力。

 

2、入职阶段:合同待填充内容繁杂。HR发起合同前需批量审核或修改人员信息,例如修改入职日期等,若直接在人事系统修改再同步签约平台流程比较长,且出现反复修改时会增加操作复杂度。

 

针对类似情形,上上签推出【人员信息在线管理】解决方案,通过在线流程及工具,动态管理员工信息。

 

档案信息「在线采集确认」,一键生成员工待办

 

HR自建员工档案夹,在线管理员工的学历、专业、年龄、薪资、工作经历等资料,可通过H5方式完成首次采集。

 

若之前已采集过信息,也可将历史信息批量导入员工档案夹,一键批量提醒员工“待办”,员工通过收到短信在线补充、修改。HR直接根据采集状态筛选出完成采集的员工,在线审核验证。更新后的资料信息可自动同步人事系统,数据流转简单快捷。

 

人事场景5大功能升级,让签约“跑”起来

 

合同内容「在线预审」,快速补充修改

 

HR在向员工发送合同前,可在信息预审页面,同时审核多位员工的岗位、薪资、入职日期等合同内容信息,也可手动修改信息。审核通过后,即可启动批量发送服务,整个过程方便高效。

 

人事场景5大功能升级,让签约“跑”起来

 

二、HR无法提前收集人员信息,如何快速生成匹配合同?

 

HR开展某线下业务,涉及大量参与人员,但无法提前获知人员信息,或者获知人员信息工作量较大时,合同的发起成为棘手问题:

 

例如,企业在招聘兼职员工或志愿者、商场促销员时,无法提前预知应聘人员信息,或无专人在线维护人员信息,导致人员到来时,无法快速签署合同。

 

针对类似情形,上上签推出【码上签】解决方案,由签署方扫二维码自主填入信息,简化合同生成流程。

 

「码上签」阅合同,省时省力

 

(1)对于标准文件,HR可基于模板生成合同二维码;

 

(2)将二维码打印粘贴至报到处,签到人员到达时,无需排队等待录入信息,仅通过扫描二维码,便可自主进入H5页面填写个人信息,进而查阅并签署合同;

 

(3)HR人员亦可对扫码人员进行风险管控,在后台控制扫码的人员范围,若非目标群体,扫二维码后无法查阅合同,减少误签风险。

 

人事场景5大功能升级,让签约“跑”起来

 

三、HR单次签署需加盖多个印章时,如何避免发生错盖印章事件?

 

签署合同时,需要在不同的合同文件中加盖不同的企业印章,但印章与文件关联的不自动化会造成HR操作体验不佳:

 

例如,针对单个员工的多份合同,企业内控要求在劳动合同上盖公章,员工手册中盖人事专用章。HR收到合同后,需要手动选择何种文件盖何种样式章,时常会发生盖错印章事件。

 

针对类似情形,上上签推出【专用章】解决方案,将印章与文件匹配的机制引入流程中。

 

「专章」签署,管印有方

 

HR在初始化配置时,锁定某企业印章与某份签署文件关联。在签署时,系统即可自动选择设定好的印章,减少人为错误用章,降低重签概率。

 

四、HR对合同、业务状态以及员工,如何精细化管理?

 

给员工发送合同后,即进入了合同、业务、员工需要统一管理的流程。

 

HR需要快速了解合同签署的进展,根据业务情况对合同状态重新定义,根据需求调用查看员工合同等,但以下情形给HR日常事务带来了诸多不便:

 

1、合同签署进度不可知:

 

HR需要在员工入职7天内完成合同的签署,但签约截止期在即,还未收到员工签完的合同,在短时间内若无法了解签署流程中断的员工及原因,可能导致入职失败,遭受员工诟病。

 

2、生效合同无法撕毁作废:

 

合同已经签署完成,突然发现员工信息填写错误,需要重新签署协议,但电子合同无法撕毁,原合同可能会有被错误使用的风险。

 

3、无法直观展示业务进度:

 

HR审查大量合同时,需要对已审查结束无问题的合同批量进行签署,但过程中可能会因其他事务插入,忘记之前的审查进度,重新审查耗时耗力。

 

4、员工合同的提取较为耗时:

 

到人社局办理手续时,需要将部分员工的合同一次性提供给人社局,但按照名单提取合同时需要一份一份查找,耗时费力。

 

针对类似情形,上上签推出全方位【标记管理】解决方案,细分【合同状态】,标记【业务进度】,分批管理【特征人员】。

 

「合同状态」可查,「作废」可控

 

HR给员工发送合同后,可通过合同状态快速跟进进度、核对异常。

 

如果希望加快员工签署,可选择处于“签署中状态”的合同,批量提醒员工;如果已经签署完成,则可以对处于“完成状态”的合同批量归档并下载;如果有合同被员工拒签,则可以统计“拒签状态”的原因有哪些,方便内部统计分析。

 

合同已签署完成,但HR发现内容信息错误或者有风险需要重新签署,可立即对此份合同发起“作废”流程,作废声明自动与合同关联,作废声明签署完成后,原合同即被标记“作废”。

 

即使原合同被错误提供给人社局或银行等第三方机构时,也无需担心,机构可在线扫描合同右下角的二维码,快速查验合同处于“已失效状态”。

 

人事场景5大功能升级,让签约“跑”起来

根据「业务状态」对合同贴彩色标签,直观分类管理

 

HR可利用“彩色标签”对业务进度进行标记,选定合同并选择标签类型后,在合同名字上方出现彩色标签,类似Mac电脑中对文件的标签标记管理,操作简单,直观醒目。

 

例如,对审查通过的合同可以标记“已审查”,后续批量完成签署;对问题合同标记“信息需要修改”,后续进入重新发起流程;对24小时内即将截止签约的合同标记“24小时即将截止”后进入员工督促流程。

 

利用标签来标记业务状态,筛选标签可快速批量处理同类业务。

 

人事场景5大功能升级,让签约“跑”起来

 

「人员发送记录」可追溯,「名单人员」快速提取

 

员工档案夹,实现以员工为维度,对合同的灵活管理。

 

HR若想查询对某位员工是否已发送过合同,以免重复发送,可在此员工“更多详情”的下拉选项中选择合同发送记录,快速了解“发送情况”以及“签署进度”。若对多次续签的员工追溯其历史合同,也可以在同一页面概览历史合同详情,并一键定位查看单个合同内容。

 

当合规部门、政府部门、审计部门等其他内外部机构需要抽样审核人员合同时,HR可批量输入名单人员的姓名或工号,一次点击操作即可下载打包所有人员合同,快捷方便,显著提高部门协作力。

 

人事场景5大功能升级,让签约“跑”起来

 

五、HR如何合理管控,签约阶段人员对签署情况的获知?

 

为了能够让合同签署流程顺利,HR需要让相关方获知签署情况,但如果提醒机制不合理,容易导致相关方体验不佳,比如:

 

1、员工通过短信收到合同并完成签署,但HR希望自己能定时于某个时间点统一在系统查看合同,批量完成签署,不想频繁收到短信对当前工作造成干扰。

 

2、发出去的合同被员工拒绝签收时,HR考虑到员工体验,需要及时了解员工拒签的理由,开展进一步沟通工作。

 

针对这种情况,上上签推出【提醒服务】解决方案,让体验升级。

 

批量「提醒设置」,企业自主配置

 

自主配置后,HR可启动不同的提醒服务,将资料的采集、合同的签署、抄送、审批、完成等全流程融入提醒机制中。同时对发送合同的负责人、签署合同的HR、抄送的经理、员工本人都可以控制是否及时提醒当前合同进度。

 

比如合同被员工拒签后,提醒HR人员合同被拒签。合同签署完成后,提醒HR和员工本人合同已完成签署等。当然也可以设置截止签约的提醒时间,自定义通知时间,帮助HR在合同即将截止签约前快速处理这批合同文件。

 

人事场景5大功能升级,让签约“跑”起来

 

「API提醒服务」,业务自控

 

系统对接模式下,人事系统可引入上上签电子签约的“提醒API服务”。人事系统根据业务流程自定义提醒时间,比如每日10点定时对未完成信息提交的人员催办,则可在每日10点调用提醒API服务,上上签自动将带有采集链接的信息发送至待提交人员。

 

人事场景5大功能升级,让签约“跑”起来

 

API提醒服务保障系统之间的无缝链接及业务顺畅性。

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